Das Amicron Blog

Das neue Release vom 17.1.2013 ist ab sofort verfügbar. Rufen Sie in Amicron-Faktura 11 das Menü “Hilfe > Programm aktualisieren” auf, um das Update herunterzuladen.

Vorher bitte unbedingt eine Datensicherung und Datenbankprüfung durchführen!

Änderungen und Korrekturen:

• Korrektur: Der Excel-Export über das Kontextmenü “nach Excel speichern” brach bei größeren Datenmengen mit einer Fehlermeldung ab (betrifft nur Release ab 4.12.12).
• Korrektur bei Übertragung der Zusammenfassenden Meldung via Elster-Schnittstelle
• Beim Kontoauszugabgleich wurde das manuelle Zuordnen eines Auftrags optimiert, d.h. nach der Auswahl des Auftrags erfolgt nun eine schnellere Rückkehr zum Kontoauszug.
• Korrektur: Beim Öffnen des Kontoauszugabgleichs aus einem Auftrag durch Klick auf den zugeordneten Betrag wurden die Zuordnungen nicht angezeigt, wenn der Kontoauszug vorher nicht geöffnet war.
• Korrektur: Beim Fortführen eines Auftrags als Lieferschein konnte eine Fehlermeldung auftreten (betrifft nur Release vom 11.1.13)
• Fibu: In der Buchungsliste kann beim Suchfeld “Konto” mit einem abschließenden “.” eine exakte Suche durchgeführt werden (wie in den Stammdaten). Bei der Suche nach “1000.” werden dann z.B. keine Buchungen von Konto 10001, 10002… mehr angezeigt.

Als Anwender unseres Programms Amicron-Faktura möchten wir Ihnen einige wichtige Hinweise geben, was beim Jahreswechsel zu beachten ist.

Über die folgenden Links können Sie unsere entsprechenden FAQ-Beiträge aufrufen:

Wie wird ein neues Wirtschaftsjahr angelegt?

Wie kann man für 2013 einen neuen Nummernkreis einstellen?

Wie kann eine Inventur durchgeführt werden? Wie lässt sich eine Inventurliste drucken?

Ab dem 1.1.2013 ist für die UStVA und Zusammenfassende Meldung ein Zertifikat notwendig!

Denken Sie beim Jahreswechsel auch daran, Ihre Datenbank zu archivieren und zu überprüfen.

Wir empfehlen Ihnen, nach Erfassung aller Aufträge und Verbuchen der Zahlungseingänge aus 2012 die Datenbank zu archivieren, um z.B. später die für den Jahresabschluss notwendige Offene Posten-Liste ausdrucken zu können.

Zum Archivieren kann einfach die integrierte Backup-Funktion genutzt werden. Die erstellte Backupdatei (*.FBK) sollte dann sicher abgelegt werden und kann bei Bedarf in einen NEUEN Mandanten zurückgesichert werden.

Bei der Gelegenheit sollten Sie auch prüfen, ob Ihre Datenbank fehlerfrei ist. Eine Anleitung finden Sie in diesem Beitrag.

Dieser Beitrag geht auf zwei wichtige Fragen ein, die zum Jahreswechsel immer wieder gestellt werden:

1. Wie kann man einen neuen Nummernkreis für die Aufträge ab 2013 einstellen?
2. Können Rechnungen ab 2013 wieder mit “1″ beginnend nummeriert werden?

Es ist nicht möglich, einen Nummernkreis zu verwenden, der bereits in vorigen Jahren verwendet wurde. Auftragsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden. Die doppelte Vergabe wird automatisch abgefangen, d.h. es wird immer die nächste freie Auftragsnummer ermittelt.

Wählen Sie deshalb für das neue Jahr einen neuen höheren Nummernkreis!

Überlegen Sie zuerst, wieviele Aufträge Sie voraussichtlich im neuen Jahr maximal schreiben werden. Unterscheiden Sie dabei auch die einzelnen Auftragsarten, also Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie können die Suchfunktion von AMICRON-FAKTURA verwenden, um z.B. die Anzahl der Rechnungen eines Jahres zu ermitteln.

Tipp:

Wählen Sie für 2013 einen höheren Nummernkreis als in den vorigen Jahren, damit die Aufträge des neuen Jahres nach denen aus den erledigten Jahren aufgelistet werden.

Beispiel für einen Nummernkreis, falls Sie pro Auftragsart nicht mehr als 2000 Aufträge in einem Jahr erwarten:

2012:

Angebot: 120000
Auftragsbestätigung: 122000
Lieferschein: 124000
Rechnung: 126000
Barrechnung: 126000
Gutschrift: 125000

2013:

Angebot: 130000
Auftragsbestätigung: 132000
Lieferschein: 134000
Rechnung: 136000
Barrechnung: 136000
Gutschrift: 135000

Um den neuen Nummernkreis einzustellen, rufen Sie über das Menü “Einstellungen” die Programmoptionen auf und geben auf der Seite “Aufträge > Nummernkreise” die neuen Nummern ein.

Die Professional-Version von AMICRON-FAKTURA bietet Ihnen ein spezielles Inventurmodul, über das Sie Ihre Inventurmengen erfassen und verbuchen können.
Auch der Ausdruck einer Zählliste und Inventurbestandsliste ist möglich.

Das Erstellen einer Inventur lässt sich in folgende Abschnitte aufteilen:
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Ab dem 1.1.2013 ist für die Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und Zusammenfassenden Meldung (ZM) ein Softwarezertifikat notwendig (Details finden Sie in diesem Beitrag).

Das neue Amicron-Faktura Release vom 4.12.2012 unterstützt die Übergabe der UStVA* und ZM via Elster-Schnittstelle per Zertifikat und ist ab sofort verfügbar. Rufen Sie in Amicron-Faktura 11 den Menüpunkt “Hilfe > Programm aktualisieren” auf, um das Update herunterzuladen.

Bei diesem Update werden auch die Dateien für die Elster-Schnittstelle aktualisiert (Version 17.2).

* setzt das Fibu-Modul voraus

Bei Amicron-Faktura 10 waren bislang nur 10 Artikelrabattgruppen möglich. Das hat die flexible Gestaltung von Rabatten natürlich stark eingeschränkt. Ab Version 11 lassen sich beliebig viele Rabattgruppen definieren, was nicht nur für Artikel sondern auch für Kunden und Lieferanten möglich ist.

Die Bezeichnungen der einzelnen Rabattgruppen können Sie frei festlegen. Rufen Sie dazu die Programmoptionen auf und gehen dort auf die Seite “Rabattgruppen”, wo Sie über den Schalter “Neu” die benötigten Rabattgruppen anlegen können.

Beispiel:

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Im Mahnlauf lassen sich Offene Posten ausschließen, bei denen bestimmte Zahlweisen (z.B. Vorkasse, Paypal) zugeordnet wurden. Die entsprechende Einstellung befindet sich bei AMICRON-FAKTURA ab Version 11 in den Programmoptionen auf der Seite “Allgemein > Lieferart/Zahlweise”. Dort kann pro Zahlweise eingestellt werden, ob diese im Mahnlauf berücksichtigt werden soll und wenn ja, ab welcher Mahnstufe. Bei der Zahlweise Lastschrift können Sie z.B. bei “ab Mahnstufe” eine 2 eintragen, so dass Offene Posten mit Lastschrift nicht gemahnt werden, Lastschrift-Retouren dann allerdings über den automatischen Mahnlauf abgearbeitet werden, sobald die erste Mahnung manuell gedruckt wurde.

Auch wenn Version 11 nun bereits seit einigen Monaten verfügbar ist – hier nochmal eine Auflistung der wichtigsten Neuerungen im Vergleich zur Vorversion 10.

Der Schwerpunkt des Updates liegt auf der Verbesserung und Abrundung bereits vorhandener Module und Funktionen.

Highlights der Version 11.0

• Neu: Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen erstellen
• Bestell-Modul: Neuer Auftragstyp “Eingangsrechnung”, um Wareneingänge und Rechnungseingänge besser trennen zu können.
• verbesserte Shopanbindung
• SEPA-Schnittstelle zum Erstellen von EU-Lastschriften und EU-Überweisungen
• Rabattgruppen für eine flexiblere Rabattvergabe
• Artikel: beliebig viele Gruppenzuordnungen und bis zu 10 Shops möglich
• Kontoauszug abgleichen: Verbuchen direkt aus dem Kontoauszug möglich, auch stapelweise
• PayPal-Schnittstelle für den Import des PayPal-Kontoauszugs enthalten, inkl. Möglichkeit zur Verbuchung in der Fibu
• Fibu: Die UstVA für das Jahr 2012 wird unterstützt (auf Grund der Elster-Umstellung können mit der alten Version Amicron-Faktura 10 keine Umsatzsteuervoranmeldungen mehr für Zeiträume ab dem 1.1.2012 übertragen werden, siehe dieser Beitrag)
• Fibu: Unterstützung des Softwarezertifikats, das ab dem 1.1.2013 Pflicht wird.
• Automatisches Mitsenden der AGBs beim E-Mailen von Aufträgen möglich
• Übergabe an die Versandsoftware kann über die Lieferart gesteuert werden.
• Verbesserte Überprüfung des Kreditlimits während der Auftragsbearbeitung
• Innerhalb des Programms lassen sich Kurznachrichten senden und Datensätze an andere Mitarbeiter übergeben.
• Die integrierte Datensicherung bietet jetzt eine automatische Datenbanküberprüfung.
• Der aktuelle Stand der SQL-Datenbank Firebird (Version 2.5) wird unterstützt und bietet eine bessere Performance.

Das war natürlich noch nicht alles.

Die vollständige Liste aller Verbesserungen und Optimierungen finden Sie in der Onlinehilfe und im PDF-Handbuch im Kapitel “Neuerungen und Update-Infos > Neuerungen bei Version 11“.

In unserem Vorschlagsforum finden Sie auf dieser Seite die bereits umgesetzten Vorschläge und auf der Seite “angenommene” die für die Zukunft geplanten Verbesserungen.

Umsatzsteuer-Voranmeldungen können mit Amicron-Faktura (und anderen Programmen) zur Zeit noch ohne eine Authentifizierung des Datenübermittlers an das Finanzamt übertragen werden.

Diese Möglichkeit wurde aufgrund einer Gesetzesänderung mit Wirkung zum 1.1.2013 aufgehoben.

Ab dem 1.1.2013 können Sie die UStVA nur noch dann übermitteln, wenn Sie sich durch ein Zertifikat authentifiziert haben.

Falls Sie noch kein Zertifikat angefordert haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie registrieren sich unter www.elsteronline.de.

2. Zur Aktivierung Ihres Benutzerkontos wird Ihnen anschließend  vom Finanzamt per Brief ein Aktivierungscode zugestellt, den Sie im ElsterOnline-Portal eingeben müssen.

3. Anschließend können Sie das Software-Zertifikat herunterladen.

Das Software-Zertifikat besteht aus einer Datei, die Sie in der Zukunft sowohl für das Login im ElsterOnline-Portal benötigen als auch für die Übertragung der UStVA.

Amicron-Faktura benötigt Zugriff auf dieses Zertifikat, deshalb müssen Sie den Speicherort der Datei entsprechend angeben.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rufen Sie in Amicron-Faktura über den Menüpunkt “Einstellungen” die Programmoptionen auf und wählen dort die folgende Seite an:

Schnittstelle > integrierte Fibu > Elster

2. Wählen Sie bei Softwarezertifikat über den Auswahlschalter die Datei  aus, die das Zertifikat enthält.

Anschließend wird entsprechend der Ordner und Dateiname angezeigt, z.B.  C:\Users\Werner\MeineFirma_elster_2048.pfx

Sie können die Programmoptionen nun schließen.

Bei der nächsten Übertragung der UstVA wird das Softwarezertifikat an die Elster-Schnittstelle übergeben und die UstVA authentifiziert übertragen.

Das Softwarezertifikat wird von Amicron-Faktura ab Version 11 unterstützt.  Sie benötigen mindestens das Release vom 4.12.2012, bei dem auch die aktualisierten Dateien für die Elster-Schnittstelle (Version 17.2) enthalten sind.