Wichtige Hinweise zum Jahreswechsel für alle Amicron-Anwender

Als Anwender unseres Programms Amicron-Faktura möchten wir Ihnen einige wichtige Hinweise geben, was beim Jahreswechsel zu beachten ist.

Über die folgenden Links können Sie unsere entsprechenden FAQ-Beiträge aufrufen:

Wie kann man für 2014 einen neuen Nummernkreis einstellen?

Wie wird ein neues Wirtschaftsjahr angelegt?

Wie kann eine Inventur durchgeführt werden? Wie lässt sich eine Inventurliste drucken?

Umstieg auf SEPA

E-Mail-Konten auf SSL umstellen (Amicron-Mailoffice)

Denken Sie beim Jahreswechsel auch daran, Ihre Datenbank zu archivieren und zu überprüfen.

Wir empfehlen Ihnen, nach Erfassung aller Aufträge und Verbuchen der Zahlungseingänge aus 2013 die Datenbank zu archivieren, um z.B. später die für den Jahresabschluss notwendige Offene Posten-Liste ausdrucken zu können.

Zum Archivieren kann einfach die integrierte Backup-Funktion genutzt werden. Die erstellte Backupdatei (*.FBK) sollte dann sicher abgelegt werden und kann bei Bedarf in einen NEUEN Mandanten zurückgesichert werden.

Bei der Gelegenheit sollten Sie auch prüfen, ob Ihre Datenbank fehlerfrei ist. Eine Anleitung finden Sie in diesem Beitrag.

Wie kann für 2014 ein neuer Nummernkreis eingestellt werden?

Dieser Beitrag geht auf zwei wichtige Fragen ein, die zum Jahreswechsel immer wieder gestellt werden:

1. Wie kann man einen neuen Nummernkreis für neue Aufträge ab 2014 einstellen?
2. Können Rechnungen ab 2014 wieder mit “1″ beginnend nummeriert werden?

Es ist nicht möglich, einen Nummernkreis zu verwenden, der bereits in vorigen Jahren verwendet wurde. Auftragsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden. Die doppelte Vergabe wird automatisch abgefangen, d.h. es wird immer die nächste freie Auftragsnummer ermittelt.

Wählen Sie deshalb für das neue Jahr einen neuen höheren Nummernkreis!

Überlegen Sie zuerst, wieviele Aufträge Sie voraussichtlich im neuen Jahr maximal schreiben werden. Unterscheiden Sie dabei auch die einzelnen Auftragsarten, also Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie können die Suchfunktion von AMICRON-FAKTURA verwenden, um z.B. die Anzahl der Rechnungen eines Jahres zu ermitteln.

Tipp:

Wählen Sie für 2014 einen höheren Nummernkreis als in den vorigen Jahren, damit die Aufträge des neuen Jahres nach denen aus den erledigten Jahren aufgelistet werden.

Beispiel für einen Nummernkreis, falls Sie pro Auftragsart nicht mehr als 2000 Aufträge in einem Jahr erwarten:

2013:

Angebot: 130000
Auftragsbestätigung: 132000
Lieferschein: 134000
Rechnung: 136000
Barrechnung: 136000
Gutschrift: 135000

2014:

Angebot: 140000
Auftragsbestätigung: 142000
Lieferschein: 144000
Rechnung: 146000
Barrechnung: 146000
Gutschrift: 145000

Um den neuen Nummernkreis einzustellen, rufen Sie über das Menü “Einstellungen” die Programmoptionen auf und geben auf der Seite “Aufträge > Nummernkreise” die neuen Nummern ein.

Wie kann eine Inventur durchgeführt werden?

Die Professional-Version von AMICRON-FAKTURA bietet Ihnen ein spezielles Inventurmodul, über das Sie Ihre Inventurmengen erfassen und verbuchen können.
Auch der Ausdruck einer Zählliste und Inventurbestandsliste ist möglich.

Das Erstellen einer Inventur lässt sich in folgende Abschnitte aufteilen:

  • Zählliste erstellen
  • Zählmengen eingeben bzw. mit Istbestand vergleichen
  • Inventurliste drucken
  • Inventur übernehmen bzw. verbuchen

Tipp: Erstellen Sie vor dem Erfassen der Inventur erst eine Datensicherung!

Um das Inventurmodul aufzurufen, öffnen Sie die Artikelverwaltung und wählen dann den Menüpunkt “Extras > Inventur”.

Beim ersten Aufruf erscheint ein Assistent, bei dem Sie zuerst den Inventur-Stichtag und das Zähldatum angeben können und anschließend nach Klick auf Weiter zur Artikelauswahl gelangen. Sie können diesen Assistenten später jederzeit über den Schalter Artikel übernehmen aufrufen.

Durch die Artikelauswahl legen Sie fest, welche Artikel automatisch in die Inventur übernommen werden sollen. Sie können die Inventur auch ohne Auswahl durchführen, müssen dann jedoch alle gezählten Artikel einzeln in die Inventurliste übernehmen.

In der Maske “Artikel übernehmen” finden Sie für die  Lagerauswahl zwei nützliche Optionen, die verhindern, dass bei der Verwendung von vielen Lagern für jedes Lager eine Inventurbuchung erzeugt wird:

Wenn Sie bei “für Lager” die Option “Zugeordnete Lager anhand der Artikelverwaltung” wählen, wird nur für das Lager eine Inventurbuchung erstellt, welches in der Artikelverwaltung im Feld Lager zugeordnet wurde.

“Gebuchte Lager anhand der Artikelbuchungen” erzeugt pro Artikel und Lager nur dann eine Inventurbuchung, wenn eine Buchung in diesem Lager existiert, also bereits eine Inventurbuchung oder Artikelbewegung in dem Lager stattgefunden hat.

Nach der Übernahme können Sie über den Drucken-Schalter eine Zählliste ausgeben. Nachdem die Artikel gezählt sind, geben Sie im Hauptfenster der Inventur in der Spalte „Bestand (Inventur)” die gezählten Inventurmengen ein. Sobald die Eingabe abgeschlossen ist, kann die Inventurmenge über „alle buchen” verbucht werden und die Inventurliste gedruckt werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe (F1-Taste).

Hinweis für die Anwender von veralteten Programmversionen:
Bitte beachten Sie, dass bei Version 8.0 und 8.5 bei Stücklistenartikeln die Unterartikel ebenfalls gebucht werden. Erst ab der Version 9.0 (Release ab September 2008) wird bei einer Inventur nur der Stücklistenhauptartikel gebucht, die Menge der Unterartikel bleibt unverändert.

Hinweis für Anwender der Standard-Version:
Das oben beschriebene Inventurmodul ist nur in der Professional-Version von Amicron-Faktura enthalten. Falls Sie die Standard-Version einsetzen, können Sie in der Artikelverwaltung über das Menü Drucken > Liste eine einfache Inventurliste mit dem aktuellen Bestand, Warenwert und Lagerwert ausgeben.

E-Mail-Konten auf SSL umstellen

Viele deutsche Hoster und E-Mail-Anbieter stellen Anfang 2014 im Rahmen der Initiative “E-Mail made in Germany” E-Mails auf die verschlüsselte Datenübertragung via SSL um. Bei 1&1, Strato, web.de, Telekom (T-Online), GMX und Freenet können E-Mails dann nur noch SSL-verschlüsselt abgerufen und gesendet werden.

Amicron-Mailoffice unterstützt SSL-verschlüsselte POP3- und SMTP-Verbindungen. Um ein vorhandenes E-Mail-Konto auf SSL umzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

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Amicron-Faktura 11 – Neues Release vom 27.11.2013

Das neue Release vom 27.11.2013 ist ab sofort verfügbar. Die SEPA-Unterstützung wurde nochmals verbessert. Es werden nun auch SEPA-Firmenlastschriften und SEPA-Basislastschriften mit verkürzter Vorlagefrist (COR1) unterstützt. Beim Fibu-Modul wurde die Übertragung der UStVA 2014 via Elster ergänzt.

Rufen Sie in Amicron-Faktura 11 das Menü “Hilfe > Programm aktualisieren” auf, um das Update herunterzuladen.

Vorher unbedingt eine Datensicherung und Datenbankprüfung durchführen!

Bitte beachten: Beim Erststart ist aufgrund von Datenbank-Anpassungen ein exklusiver Datenbankzugriff notwendig!

Änderungen und Korrekturen:

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Unterstützt Amicron-Faktura auch die SEPA-Firmenlastschrift und die Basislastschrift mit verkürzter Laufzeit?

Im neuen SEPA-Verfahren muss eine SEPA-Lastschrift mit einem Vorlauf einer bestimmten Anzahl an Tagen vor dem eigentlichen Fälligkeitstermin an die Bank des Kunden übertragen werden. Diese Frist wird als Vorlauffrist bezeichnet, die sich je nach Lastschriftart und Lastschrifttyp unterscheidet.

Amicron-Faktura unterstützt ab Version 11 bei der SEPA-Basislastschrift sowohl die normale Vorlauffrist (5 Tage, Typ CORE) als auch die verkürzte Vorlauffrist (1 Tag, Typ COR1).  Auch die SEPA-Firmenlastschrift wird unterstützt.

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SEPA-Lastschrift: Auftragsformulare anpassen

Um die für SEPA-Lastschriften notwendigen Angaben auf der Rechnung auszugeben, gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Text direkt in den Auftrag einfügen (Feld Fusstext) *

2. Text bei der Zahlweise voreinstellen (Feld Fusstext der Zahlweise) *

3. Text direkt ins Drucklayout einbinden

(* Lösung 1 und 2 wird erst ab dem Release vom 27.11.2013 unterstützt.)

Hier die Details zur Umsetzung der einzelnen Lösungen:

Lösung 1:

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Neues Amicron-Mailoffice 4.0-Release vom 22.11.2013 verfügbar

Das neue Amicron-Mailoffice 4.0-Release vom 22.11.2013 steht ab sofort zur Verfügung. Es enthält in erster Linie Korrekturen und Optimierungen. Die seit dem Erscheinen der Internet-Explorer Version 11 aufgetretenen Probleme beim Schreiben von formatierten HTML-E-Mails wurden in diesem Release behoben.

Eine bereits installierte Vollversion können Sie über das Menü “Hilfe > Programm aktualisieren” auf den neuesten Stand bringen.

Vorher bitte unbedingt eine Datensicherung und Datenbankprüfung durchführen!

Bitte beachten Sie, dass nach dem Update beim Erstaufruf ein exklusiver Zugriff auf die Datenbank notwendig ist, da die Datenbankstruktur angepasst werden muss. Falls Sie also Amicron-Mailoffice 4.0 oder Amicron-Faktura im Netzwerk einsetzen, sollten alle anderen Arbeitsstationen erst heruntergefahren werden.

Sammelseite zum Thema SEPA

Am 1.2.2014 ist es soweit: Kontonummer und Bankleitzahl werden endgültig durch IBAN und BIC ersetzt. Banken nehmen dann keine herkömmlichen Lastschriftaufträge mehr an.

Um Ihnen den Umstieg auf SEPA zu erleichtern, haben wir bislang folgende Beiträge veröffentlicht:

Allgemeine Infos zu SEPA

Wie gehe ich am besten vor um SEPA-Lastschriften mit Amicron-Faktura abzuwickeln?

Wie können SEPA-Lastschrift-Mandate verwaltet werden?

Wie können vorhandene Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertiert werden?

Wie lassen sich die notwendigen Angaben auf der Rechnung ausgeben?

Werden auch Firmenlastschriften und Lastschriften mit verkürzter Vorlaufzeit unterstützt?

Ab welcher Version von Amicron-Faktura wird SEPA unterstützt?

Wie können vorhandene Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertiert werden?

Bankverbindungen der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter konvertieren

Amicron-Faktura verfügt über einen Assistenten, mit dem Sie die vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen aller Adressen schnell und unkompliziert vollautomatisch nach IBAN und BIC konvertieren können. Vorhandene Bankverbindungen lassen sich so ohne Neuerfassung zum Erstellen von SEPA-Lastschriften und Überweisungen nutzen.
Der Aufruf des Assistenten erfolgt aus der Kundenverwaltung über den Menüpunkt “Extras > Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertieren”.

Um die Konvertierung zu starten, klicken Sie bitte auf den Ausführen-Schalter. Es werden dann sowohl die Bankverbindungen aller Kundenadressen konvertiert als auch die der Lieferanten und Mitarbeiter. Eine Konvertierung findet nur statt, wenn die IBAN und BIC Felder noch leer sind. Bereits vorhandene Bankverbindungen werden also nicht überschrieben.

Zum Abschluss wird Ihnen eine Liste mit allen Adressen angezeigt, bei denen die IBAN oder BIC nicht automatisch ermittelt werden konnte. In der Spalte Fehlermeldung wird ein Hinweis zur Problemursache angegeben. Sie können dann durch einen Mausklick auf die Kunden- bzw. Lieferantennummer die entsprechende Adresse aufrufen und z.B. ungültige Zeichen in den Feldern BLZ und Kontonummer entfernen. Nach der Korrektur kann der Assistent erneut aufgerufen werden, um die korrigierten Bankverbindungen zu konvertieren.
Alternativ läßt sich die betroffene Adresse über die Spalte “m” markieren. Über diesen Weg können Sie z.B. alle Kunden mit ungültigen Bankverbindungen markieren und dann per Serienbrief oder Serien-E-Mail anschreiben, um die korrekte Bankverbindung anzufordern.

Über den Schalter “Protokoll” kann das Fehlerprotokoll bei Bedarf in eine Textdatei gespeichert werden.

Eigene IBAN und BIC eintragen

Denken Sie auch daran, Ihre eigene Bankverbindung zu konvertieren bzw. zu überprüfen.

Rufen Sie den Menüpunkt “Einstellungen > Programmoptionen” auf und wählen dann die Seite “Firma” (befindet sich ganz oben in der linken Navigationsleiste)
Dort befinden sich die drei Bankverbindungen, die auf den Auftrags-, Mahn- und Bestellformularen ausgegeben werden. Ergänzen Sie jeweils die Daten für IBAN und BIC.
Prüfen Sie außerdem alle Druckformulare auf denen Sie Ihre Bankverbindung ausgeben. Es kann sein, dass Sie Ihre Bankdaten direkt in das Formular eingetragen haben. Dann müssen Sie das Drucklayout aufrufen und die IBAN/BIC dort händisch ergänzen.
Weitere Bankdaten für Lastschriften und Überweisungen finden Sie in den Programmoptionen auf der Seite “Schnittstelle > Bank”. Ergänzen Sie auch dort IBAN und BIC.

Weitere  Hinweise zur SEPA-Umstellung finden Sie unter “Allgemeine Infos zu SEPA”.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie das aktuelle Release von Amicron-Faktura verwenden. In älteren Ausgaben der Version 11 war zur Konvertierung noch das externe Programm “IBANKonverter” notwendig, das ab dem Release Juni 2013 nicht mehr benötigt wird.

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