Dieser Beitrag geht auf zwei wichtige Fragen ein, die zum Jahreswechsel immer wieder gestellt werden:

1. Wie kann man einen neuen Nummernkreis für die Aufträge ab 2016 einstellen?
2. Können Rechnungen ab 2016 wieder mit „1“ beginnend nummeriert werden?

Es ist nicht möglich, einen Nummernkreis zu verwenden, der bereits in vorigen Jahren verwendet wurde. Auftragsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden. Die doppelte Vergabe wird automatisch abgefangen, d.h. es wird immer die nächste freie Auftragsnummer ermittelt.

Wählen Sie deshalb für das neue Jahr einen neuen höheren Nummernkreis!

Überlegen Sie zuerst, wieviele Aufträge Sie voraussichtlich im neuen Jahr maximal schreiben werden. Unterscheiden Sie dabei auch die einzelnen Auftragsarten, also Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie können die Suchfunktion von AMICRON-FAKTURA verwenden, um z.B. die Anzahl der Rechnungen eines Jahres zu ermitteln.

Tipp:

Wählen Sie für 2016 einen höheren Nummernkreis als in den vorigen Jahren, damit die Aufträge des neuen Jahres nach denen aus den erledigten Jahren aufgelistet werden.

Beispiel für einen Nummernkreis, falls Sie pro Auftragsart nicht mehr als 2000 Aufträge in einem Jahr erwarten:

2015:

Angebot: 150000
Auftragsbestätigung: 152000
Lieferschein: 154000
Rechnung: 156000
Barrechnung: 156000  (identischer Nummernkreis wie Rechnungen)
Gutschrift: 155000

2016:

Angebot: 160000
Auftragsbestätigung: 162000
Lieferschein: 164000
Rechnung: 166000
Barrechnung: 166000
Gutschrift: 165000

Um den neuen Nummernkreis einzustellen, rufen Sie über das Menü „Einstellungen“ die Programmoptionen auf und geben auf der Seite „Aufträge > Nummernkreise“ die neuen Nummern ein.

Wenn Sie anschließend neue Aufträge erstellen, wird die neue Auftragsnummer gemäß der angepassten Nummernkreise ermittelt.