Textbaustein-Favoriten verwenden
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Amicron-Mailoffice bietet bereits seit der ersten Version die Möglichkeit häufig verwendete Texte und Standard-E-Mails als Textbausteine zu hinterlegen, die sich per Mausklick in die E-Mail übernehmen lassen, um Routineaufgaben effizienter erledigen zu können.
Wenn Sie Amicron-Mailoffice einsetzen, werden sich im Laufe der Zeit viele Textbausteine ansammeln. Einige werden häufig verwendet, manche nur selten. Damit Sie Ihre E-Mails jetzt noch schneller beantworten können, lassen sich ab Version 4.0 wichtige Texte als Favoriten kennzeichnen.
Falls Sie z. B. häufig dieselben Prospekte, Preislisten, Serviceanfragen etc. versenden, kennzeichnen Sie diese einfach als Favoriten. Klicken Sie dazu in der Textbausteinliste mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textbaustein und wählen in dem Kontextmenü den Unterpunkt als Favoriten kennzeichnen.
Die Favoriten-Texte stehen dann direkt als Auswahlliste unterhalb derjenigen Schalter zur Verfügung, über die Sie die Antwort bzw. die neue E-Mail erstellen und können so ganz einfach in die E-Mail übernommen werden, ohne das jedesmal das Textbausteinfenster aufgerufen werden muss.
Auch Dateianlagen werden automatisch übernommen. Das manuelle Einfügen von z. B. PDF-Preislisten entfällt, sofern die Anlagen bereits beim Textbaustein hinterlegt wurden.
Das Beantworten mit Favoriten-Texten geht mit drei Mausklicks wie folgt:
1. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Antworten-Schalter oder drücken Sie die Tastenkombination AltGr+A.
2. Wählen Sie den gewünschten Text aus der Favoritenliste aus, prüfen Sie die erstellte Antwort und ergänzen diese ggfs. noch manuell.
3. Klicken Sie auf Senden.
Das Erstellen neuer E-Mails mit Hilfe der Favoriten geht mit drei Mausklicks wie folgt:
1. Auf den Pfeil rechts neben dem Schalter “Neue E-Mail” klicken (funktioniert sowohl im E-Mail-Center als auch direkt in der Kundenverwaltung beim E-Mail-Schalter in der Schalterleiste rechts oben - auch in Amicron-Faktura ab Version 10)
2. Den gewünschten Text aus der Favoritenliste auswählen und die erstellte Antwort prüfen und ggfs. manuell ergänzen.
3. Auf Senden klicken.
So fügen Sie Favoriten-Texte mit zwei Mausklicks in eine bereits geöffnete E-Mail ein:
1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Textbaustein-Schalter oder drücken Sie die Tastenkombination AltGr+I.
2. Wählen Sie den gewünschten Text aus der Favoritenliste aus. Bei Bedarf können Sie über diesen Weg auch mehrere Texte einfügen.
3. Klicken Sie auf Senden.