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Datenfelder eines Kunden

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Die Datenfelder zur Adresse

Viele Eingabefelder sind selbsterklärend und werden deshalb im Folgenden nicht extra aufgeführt. Weitere Details für den Import oder Export finden Sie im Kapitel Feldbeschreibung der Kundendatenbank.

 

Kundennummer

Diese Nummer muss eindeutig sein. Bei Änderungen wird die Nummer auch automatisch in den Aufträgen, offenen Posten und der Zahlungsliste geändert.

Neue Kunden können optional auch ohne Vergabe einer Kundennummer angelegt werden. In den Programmoptionen muss dazu unter Kunden > Einstellungen 1/2 die Option „Anlegen als Interessent“ oder „Beim Anlegen nachfragen ob Kunde oder Interessent“ aktiviert werden. Wird der Kunde als Interessent angelegt, wird die Kundennummer erst dann vergeben, wenn für den Kunden erstmalig ein Auftrag erstellt wird. Damit dabei bei Angeboten noch keine Kundennummer vergeben wird, müssen Sie in den Auftragseinstellungen die folgende Option aktivieren: "Die Umwandlung eines Interessenten zu einem Kunden bei Angeboten deaktivieren".

 

Weitere Informationen erhalten Sie unter "allgemein gültige Bearbeitungsfunktionen".

 

Fibu-Kontonummer

Wenn Sie eine doppelte Buchführung vornehmen, können Sie hier die Debitorennummer eintragen, welche dann für die Übergabe an die Fibu oder DATEV genutzt wird. Falls Sie oder Ihr Steuerberater die Buchungsdaten an die DATEV übergeben möchte, sollte die Debitorennummer im Bereich von 10000 bis 69999 liegen. In den Einstellungen können Sie bestimmen, ob dieses Feld angezeigt werden soll. Dort ist es auch möglich, die automatische Vergabe dieser Nummer anzupassen.

Das Fibukonto muss bei Kunden und Lieferanten nicht unbedingt direkt bei der Neuanlage einIntegetragen werden, sondern kann auch erst später automatisch vergeben werden, wenn die erste Fibubuchung erzeugt wird, wie z. B. beim Buchen einer Rechnung (Programmoptionen > „Fibu-KtoNr. erst später bei Bedarf anlegen“)

 

Suchbegriff

Das Feld Suchbegriff dient, wie der Name schon sagt, hauptsächlich für die Suche. Hier können Sie entweder den Firmennamen oder den Nachnamen des Ansprechpartners eintragen. Lassen Sie dieses Feld bei der Neueingabe einer Adresse einfach leer, denn Eingaben, die Sie beim Namen bzw. Firmennamen eintragen, werden automatisch in das Feld Suchbegriff geschrieben, was Sie bei Bedarf in den Einstellungen ändern können.

 

Anrede / Titel

Bei Anrede tragen Sie die persönliche Anrede des Ansprechpartners ein, also entweder "Herrn" oder "Frau". Wenn es sich bei der Adresse um eine Firma ohne Ansprechpartner handelt, lassen Sie die Anrede leer. Die Anrede "Firma" sollten Sie nicht verwenden. In das Feld Titel können Sie zusätzlich den Titel eintragen, sofern vorhanden, z. B. "Dr." oder "Prof.". Aus der Anrede und dem Titel wird automatisch die Briefanrede generiert (siehe unten). Die Abfrage "Möchten Sie, dass die Briefanrede folgendermaßen aktualisiert wird: ..?" können Sie in den Programmoptionen auf der Seite "Adressen" bei Bedarf an- bzw. abstellen.

 

Wenn Sie das Anrede-Feld leer lassen, wird die Anrede nach Eingabe des Vornamens automatisch eingetragen, sofern bei dem Vornamen bekannt ist, ob es sich um einen männlichen oder weiblichen Vornamen handelt.

 

 

Herrn oder Herr?

Bei der Anrede sollte - entgegen anders lautenden Gerüchten - immer noch der Akkusativ verwendet werden. Also nicht: "Herr Eugen Mustermann, Musterstraße 2 ...", sondern "Herrn Eugen Mustermann, ...". Nur in der Schweiz gilt mittlerweile auch die Form "Herr" als zulässig (Auskunft der Duden-Sprachberatung, 2003). Siehe auch: DIN 5800

 

Name / Vorname

Sollte es sich bei der Adresse um eine Einzelperson handeln, muss der Nachname in das Feld "Name" eingegeben werden und der Vorname in das gleichnamige Feld. Wenn es sich um eine Firma, Behörde etc. handelt, geben Sie hier den Namen und Vornamen des Ansprechpartners ein, sofern vorhanden, oder lassen diese Felder einfach leer.

 

Damit später beim Erstellen von Serienbriefen oder Serien-E-Mails keine Probleme auftreten, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie hier keine Firmennamen eintragen!

 

 

Name (Ansprechpartner) wird in den Auftrag übernommen

Wenn für diesen Kunden Aufträge erstellt werden, wird der Name mit in den Auftrag übernommen. Sie können bei den Empfängern bei Bedarf abweichende Ansprechpartner festlegen.

 

Ansprechpartner in die Adresse übernehmen

Wenn Sie einen bestimmten Ansprechpartner in die Hauptadresse übernehmen möchten, müssen Sie im Feld Name den - Schalter aufrufen, der sich rechts neben dem Eingabefeld befindet oder STRG+F drücken. Es öffnet sich dann die Ansprechpartnerliste, aus der Sie mit dem - Schalter den angewählten Ansprechpartner übernehmen können.

 

Name2 / Firma

Falls es sich um eine Firma, Institution oder Behörde etc. handelt, tragen Sie hier den entsprechenden Namen ein.

 

Name3

Das Feld "Name3" dient zur Ergänzung, falls das Feld Name2/Firma nicht ausreicht. Hier kann z. B. "Abteilung Vertrieb" etc. eingetragen werden.

 

Land

Tragen Sie hier bei ausländischen Adressen das Länderkürzel ein. Bei inländischen Adressen kann die Angabe entfallen. Über den - Schalter können Sie eine editierbare Länderliste aufrufen. Die Angabe des Landes wird für die Steuerautomatik benötigt. Bitte stellen Sie sicher, dass hierfür in den Systemeinstellungen die korrekten Landeskürzel eingetragen sind. Das Land ist außerdem für den postalisch korrekten Adressausdruck notwendig.

 

Telefon, Telefon2, Handy

Hier können bis zu drei Telefonnummern eingetragen werden. Für die automatische Anruferkennung ist es unerheblich, in welchem Format die Telefonnummer eingetragen wird. Sie können also sowohl "(", "-" oder auch "/" verwenden und bei der Landeskennziffer z. B. sowohl "+49" als auch 0049 eintragen. Drücken Sie STRG+T, wenn Sie sich im Telefon2 bzw. Handy-Feld befinden und die Nummer aus dem Telefon-Feld übernehmen möchten. Über den - Schalter, der sich rechts neben dem Telefonfeld befindet, können Sie die Telefonnummerwahl aufrufen und über den Suche-Schalter lässt sich die Telefonnummer bei den gängigsten Telefonverzeichnissen suchen, die Sie in den Programmoptionen auf der Seite Einstellungen 3/3 anpassen und erweitern können. Falls eine Telefonakquisesperre gesetzt wurde, wird vor der Telefonnummer ein Ausrufezeichen angezeigt.

 

E-Mail

Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des Kunden ein. Falls Sie mehrere E-Mail-Adressen speichern möchten, können Sie diese in der Ansprechpartnerverwaltung eingeben.

Durch einen Mausklick auf den Schalter neben dem Feld wird das installierte Standard-E-Mailprogramm aufgerufen und eine neue E-Mail erstellt. Außerdem wird die eingegebene E-Mail-Adresse von AMICRON-MAILOFFICE 5 beim Erstellen von Serien-E-Mails verwendet. Wenn Sie AMICRON-MAILOFFICE 5 einsetzen, können Sie über den Schalter "E-Mails" alle gesendeten und empfangenen E-Mails abrufen, die der angewählten Adresse zugeordnet wurden.

 

Ab Amicron-Faktura 10 und Amicron-Mailoffice 4.0 lassen sich zu jeder Adresse beliebig viele E-Mail-Adressen hinterlegen. Unterhalb des bereits bei vorherigen Programmversionen enthaltenen E-Mail-Feldes befindet sich eine Eingabezeile für weitere E-Mail-Adressen. Mehrere E-Mail-Adressen können hier getrennt durch Leerzeichen eingegeben werden. Wenn Sie vor der Zeile auf den kleinen “+” Schalter klicken, werden die E-Mail-Adressen zeilenweise aufgelistet. Unterhalb der letzten E-Mail-Adresse befindet sich stets eine Leerzeile, in der Sie eine neue E-Mail eintragen können. Um eine E-Mail-Adresse zu löschen, müssen Sie das entsprechende E-Mail-Feld leeren.

 

Wenn Aufträge und Mahnungen per E-Mail versendet werden, wird die erste E-Mail-Adresse verwendet, sofern Sie bei den Empfängern keine abweichenden Angaben eingestellt haben.

 

Internet

In diesem Feld können Sie die Homepage des Kunden eintragen.

 

Xing

Xing ist eine webbasierte Plattform, in der reale Personen ihre (geschäftlichen) Kontakte zu anderen Personen verwalten können. Im Xing-Feld können Sie den Internetlink speichern, über den Sie den Kunden in Xing direkt aufrufen können, z. B. www.xing.com/profile/Hans_Muster. Kopieren Sie im Browser die Internetadresse der Hauptseite Ihres Xing-Kontaktes in die Zwischenablage und fügen Sie diese in das Xing-Feld ein, um später aus der Kundenverwaltung jederzeit per Mausklick das Xing-Profil des Kunden aufrufen zu können.

Über den Lupe-Schalter im Xing-Feld wird im Webbrowser die Xing-Suche aufgerufen und Vorname plus Name übergeben. Auf diesem Weg werden bei Xing sofort alle passenden Personen aufgelistet, sofern Sie bei Xing angemeldet sind. Falls Sie noch kein Mitglied bei Xing sind, können Sie sich über folgenden Link registrieren: http://www.xing.com/go/invita/5635799

 

Briefanrede

Bei der Neuanlage und Änderung einer Adresse wird die Briefanrede anhand der Definition im Menü Einstellungen automatisch aus der Anrede, Titel und Namensfeld zusammengesetzt. Die persönliche Anrede kann beim Auftrags-, Mahnungs- und Serienbriefdruck genutzt werden. Hierzu muss bei Aufträgen und Mahnungen der Platzhalter für die Briefanrede im Formular oder im Auftragskopftext bzw. Mahntext stehen. Im Mahntext könnte das z. B. so aussehen:

 

#Briefanrede,

 

leider ergab die Durchsicht unserer Rechnungen, dass der

nachstehende Betrag von Ihnen noch nicht bezahlt wurde.

 

Beim Ausdruck wird dann für "#Briefanrede" z. B. "Sehr geehrter Herr Mayer" eingesetzt.

 

Die persönliche Briefanrede kann in AMICRON-MAILOFFICE 5 auch bei den E-Mails verwendet werden, siehe Kapitel "automatisch die passende Anrede einfügen".

 

In den Programmoptionen können Sie unter "Adresse" die Briefanrede zu allen Adressen automatisch aktualisieren lassen.

 

Sichtbar für

Bestimmte Kunden sollen nicht für alle Benutzer sichtbar sein? Dann wählen Sie hier, wer diesen Kunden "sehen" darf. Die Standardeinstellung ist "alle", so dass jeder eingeloggte Benutzer Zugriff auf diesen Kunden hat. Wenn Sie "Inhaber" wählen, ist der Kunde nur für den zugeordneten Besitzer sichtbar und für alle anderen Benutzer unsichtbar. Wählen Sie "Benutzergruppe", falls alle Benutzer einer bestimmten Benutzergruppe Zugriff haben sollen. Wenn Sie "folgende Benutzer" auswählen, können Sie diejenigen Benutzer auswählen, die auf den Kunden zugreifen dürfen.

Falls in Ihrem Unternehmen Vertreter tätig sind, die nur die Kunden zu sehen bekommen sollen, die ihnen auch zugeordnet sind, wählen Sie bitte den im Kapitel Vertreter soll nur eigene Kunden sehen beschriebenen Weg.

 

Bemerkung

In dieses Memofeld können Sie beliebige Bemerkungen eingeben. Die Länge des Textes ist praktisch so gut wie unbegrenzt.

Aktivieren Sie die Option anzeigen, wenn ein Auftrag angelegt wird, falls Sie möchten, dass Ihnen die Bemerkung jedesmal angezeigt wird, sobald Sie den Kunden in einen Auftrag übernehmen. Beim Auftragsimport wird die Bemerkung im Importprotokoll aufgeführt.

 

Die weiteren Datenfelder werden in den folgenden Kapiteln erläutert:

Kartei "Daten"

Kartei "Faktura"

Kartei "Sonstiges"

Kartei "Bild"

 



www.Amicron.org - Stand: 13.01.2022.

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