Wenn Sie Amicron-Mailoffice einsetzen, werden sich im Laufe der Zeit viele Textbausteine ansammeln. Einige werden häufig verwendet, manche nur selten. Damit Sie Ihre E-Mails jetzt noch schneller beantworten können, lassen sich ab Version 4.0 wichtige Texte als Favoriten kennzeichnen.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie die Favoriten-Texte effizient einsetzen können.

Falls Sie z.B. häufig dieselben Prospekte, Preislisten, Serviceanfragen etc. versenden, kennzeichnen Sie diese Textbausteine einfach als Favoriten (Textbausteinliste >  rechte Maustaste > Kontextmenü “als Favoriten kennzeichnen”).

Die Favoriten-Texte stehen dann direkt als Auswahlliste unterhalb derjenigen Schalter zur Verfügung, über die Sie die Antwort bzw. die neue E-Mail erstellen. Texte können so einfach und schnell in die E-Mail übernommen werden, ohne jedesmal das Textbausteinfenster aufrufen zu müssen.

Auch Dateianlagen werden automatisch übernommen. Das manuelle Einfügen von z.B. PDF-Preislisten entfällt, sofern die Anlagen bereits beim Textbaustein hinterlegt wurden.

Das Beantworten mit Favoriten-Texten geht mit drei Mausklicks wie folgt:

1. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Antworten-Schalter oder drücken Sie die Tastenkombination AltGr+A.

2. Wählen Sie den gewünschten Text aus der Favoritenliste aus, prüfen die erstellte Antwort und ergänzen diese ggfs. noch manuell.

3. Klicken Sie auf Senden.

Das Erstellen neuer E-Mails mit Hilfe der Favoriten geht mit drei Mausklicks wie folgt:

1. Auf den Pfeil rechts neben dem Schalter “Neue E-Mail” klicken (funktioniert sowohl im E-Mail-Center als auch direkt in der Kundenverwaltung beim E-Mail-Schalter in der Schalterleiste rechts oben – auch in Amicron-Faktura ab Version 10)

2. Den gewünschten Text aus der Favoritenliste auswählen und die erstellte Antwort prüfen und ggfs. manuell ergänzen.

3. Auf Senden klicken.

So fügen Sie Favoriten-Texte mit zwei Mausklicks in eine bereits geöffnete E-Mail ein:

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Textbaustein-Schalter oder drücken Sie die Tastenkombination AltGr+I.

2. Wählen Sie den gewünschten Text aus der Favoritenliste aus.

3. Klicken Sie auf Senden.

Haben Sie weitere Ideen, wie sich das Schreiben und Beantworten von E-Mails optimieren läßt? Wir freuen uns auf Ihre Anregung, die Sie uns z.B. als Kommentar zu diesem Blogbeitrag mitteilen können.

Neue Textbausteine werden bei Amicron-Mailoffice ab Version 4.0 stets öffentlich und beschreibbar angelegt.  Bis Version 3.5 war die Standardeinstellung hingegen “privat” und “schreibgeschützt”.