Kategorie-Archiv: Amicron-Faktura FAQ

Wie können Adressen ohne Vergabe einer Kundennummer angelegt werden?

Wenn Sie bei der Anlage einer neuen Adresse nicht gleich eine Kundennummer vergeben möchten, können Sie die Adresse zunächst als Interessent anlegen.

Erst später bei der Anlage des ersten Auftrags wird der Interessent automatisch in einen Kunden umgewandelt und erhält dann auch eine entsprechende Kundennummer und Fibu-Kontonummer.

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Meldung „Betaversion veraltet“

Wenn Sie noch mit der zeitlich begrenzten Beta-Version arbeiten oder keine Lizenznummer eingegeben haben, erhalten Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt beim Programmstart den Hinweis „Betaversion veraltet“.

Klicken Sie in diesem Fall bitte auf den Schalter „Lizenznummer eingeben“ und geben Ihre aktuelle Lizenznummer von Amicron Faktura 12 ein, damit Sie das Programm weiter nutzen können. Sollten Sie die Lizenznummer nicht zur Hand haben, so können Sie diese bei uns erneut anfordern.

Verbesserungen beim Drucken und bei der Anpassung der Ausdrucke

Bei Amicron-Faktura 12 wurde das integrierte Druckmodul erneuert.

Hier ein Auszug aus den Verbesserungen:

  • Verschiedene Exemplare und beliebige Seiten lassen sich auf unterschiedlichen Druckern ausgeben
  • Hinterlegung von PDF-Dateien als Hintergrund möglich
  • beim PDF-Export werden kleinere Dateien erzeugt
  • Unterstützung von PDF/A (ISO 19005-1) für die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente
  • Neue Barcode-Formate (u.a. QR-Code und DataMatrix)
  • Verbesserte Bedienung im Designer
  • Mehrspaltige Listen möglich
  • Verbesserte Vorschau inkl. Suchfunktion
  • Die Druckvorschau wird sofort nach dem Druckbeginn gestartet und dann im Hintergrund weitergedruckt. Sie müssen also nicht mehr bis zum Ende des Druckvorgangs warten.
  • Beim Durchführen des Ausdrucks wird die benötigte Zeit für den restlichen Ausdruck angezeigt.

Die alten Drucklayouts können ohne Konvertierung übernommen werden.

Wenn Sie Ihre Auftragsformulare angepasst haben, sollten Sie diese beim ersten Ausdruck überprüfen, da es evtl. z.B. bei der Positionierung des Firmenlogos oder der Bankverbindung zu Verschiebungen oder abgeschnittenen Rändern kommen kann.

Wie kann der Versandscheindruck automatisiert werden?

Mit Amicron-Faktura können Sie ab Version 12 (Professional-Version) Paketscheine direkt über den Webservice von DHL, DPD und Hermes drucken und die Sendungsnummern in die Aufträge übernehmen. Zusatzprogramme  wie DHL Easylog oder Intraship sind nicht mehr notwendig.

In der Auftragsbearbeitung rufen Sie dazu das Menü Drucken > Versandetikett erstellen auf, wo nach Auswahl bzw. Bestätigung der Versandparameter der via DHL-Webservice erzeugte Versandschein angezeigt wird und ausgedruckt werden kann.

Versandetikett DHL

Anstatt den Versand jedesmal manuell per Menüaufruf auszulösen, kann das Versandetikett auch automatisch direkt beim Auftragsdruck erstellt werden.

Wenn Sie diese Automatik nutzen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

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Amicron-Faktura 12 – Neues und Verbessertes

Highlights und wichtige Neuerungen/Änderungen

Aufträge

  • Ein Auftrag kann als Retour fortgeführt werden (Menü „Neu > Fortführen als > Retour“). Dabei ist eine Auswahl der Retourartikel möglich.
  • Die Bestandsprüfung (Warnung) bei Angeboten kann deaktiviert werden. (Programmoptionen, Seite „Aufträge > Faktura“)
  • Sortierung der Auftragspositionen zusätzlich nach dem Freifeld für Auftragspositionen möglich
  • Sammelrechnungen: Die Ursprungslieferscheine werden zwecks besserer Rückverfolgung als Link in das Feld Bemerkung übernommen.
  • Die Rechnung wird beim Fortführen in eine Gutschrift nicht mehr auf ‚erledigt‘ gesetzt, wenn noch ein Offener Posten vorhanden ist.
  • Das Bemerkungsfeld aus der Kundenverwaltung wird nun auch beim Fortführen eines Auftrags angezeigt, sofern dies beim Kunden so aktiviert wurde (Anzeige erfolgte bislang nur bei der Neuanlage eines Auftrags).
  • Auftragspositionen können über das Kontextmenü in eine Textposition umgewandelt werden.
  • Bei den Auftragspositionen wurde das Feld Bezeichnung von 55 auf 80 Zeichen verlängert (entspricht der Länge des Bezeichnungsfeldes aus dem Artikelstamm)

Lieferadresse 

  • Bei der Lieferadresse kann in den Feldern Name/Vorname ein Ansprechpartner ausgewählt werden.

Seriennummern

  • Seriennummern zuordnen > „Ab dieser Position automatisch zuordnen“: Über diesen Link werden automatisch alle freien Seriennummern ab der aktuell angewählten Seriennnummer markiert und zugeordnet bis die benötigte Seriennummeranzahl erreicht wurde. Diese Funktion ist dann nützlich, wenn Sie eine größere Menge Seriennummern benötigen und diese nicht von Hand auswählen müssen.
  • Bei Gutschriften werden beim Zuordnen nur noch die Seriennummern angezeigt, die zuvor an diesen Kunden verkauft wurden. Falls keine Verkäufe vorhanden sind, werden alle freien Seriennummern angezeigt.

Aboaufträge

  • Wenn Sie keine Aboaufträge verwenden, kann die Kartei „Abo“ über die Programmoptionen ausgeblendet werden.
  • Der Dialog, ob die fälligen Aboaufträge angezeigt werden sollen, wird nicht mehr angezeigt, wenn z.B. in der Kundenverwaltung ein Angebot für einen Kunden angelegt wird oder ein Auftrag über STRG+Q aufgerufen wird. Die Nachfrage erscheint nur, wenn die Auftragsbearbeitung direkt aufgerufen wird.

Auftragsdruck

  • Beim Auftragsdruck kann über die neue Variable Artikel_Bestand_Lager der Bestand des Artikels in dem bei der Auftragsposition gewählten Lager ausgegeben werden.

Auftragsimport

  • Der Auftragsimport aus Dateien und dem Shop kann nun automatisch im Hintergrund ausgeführt werden. In den Programmoptionen gibt es dazu unter „Schnittstelle > Webshops“ pro Shop eine neue Einstellung um den Shopimport bei Programmstart zu aktivieren und dann in einem eingestellten Intervall regelmäßig abzurufen. Vorhandene Hintergrundjobs werden in der Statusleiste angezeigt. Per Klick öffnet sich ein Fenster mit dem Importprotokoll.
  • Adressen können vor Übernahme in den Auftrag bearbeitet werden.
  • Lieferadressen können direkt in den Auftrag importiert werden, falls nicht gewünscht wird, dass für die Lieferadresse jedesmal eine separate Kundenadresse angelegt werden soll.
  • Im Auftragsimport-Fenster wurde ein Schalter „Dateiimport“ ergänzt, mit dem die entsprechende Importfunktion aufgerufen werden kann, die bislang nur über das Menü erreichbar war.

Bestellungen

  • Sammel-Eingangsrechnung: Mehrere Wareneingänge können zu einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden
  • Bei Wareneingängen und Eingangsrechnungen wird in den betroffenen Fibubuchungen grundsätzlich das Feld „Rg.Datum Lieferant“ anstelle des WE- bzw. ER-Datums verwendet.
  • Über das Menü „Drucken > Liste“ kann eine Liste der Bestellungen ausgedruckt werden.
  • Bestellvorschläge: Wenn der Lieferant beim Artikel über die individuellen EK-Preise gesperrt wurde (Feld „sperren?“), wird der Lieferant bei den Vorschlägen nicht mehr berücksichtigt.

Artikel

  • Bei einem Lager kann bei Bedarf eingestellt werden, ob der Bestand dieses Lagers in den verfügbaren Bestand einbezogen werden soll. Aktivieren Sie die neue Option „Bestand ausblenden“ z.B. bei den Lagern für defekte Ware oder RMA-Retouren.
  • Wenn Artikel aus einem Lager nicht verkauft werden dürfen (z.B. Schrottlager), kann das Lager als Sperrlager gekennzeichnet werden. Das Lager wird dann in Aufträgen und Bestellungen bei der Auswahl des Lagers nicht mehr zur Auswahl angeboten.
  • Individuelle Preise, Mengenstaffeln und Rabatte können nun auch für eine Kundenrabattgruppe definiert werden und nicht nur wie bislang für einen bestimmten Kunden
  • Seriennummernverwaltung: Der zugeordnete Kunde kann über den neuen Schalter „Kundenverknüpfung aufheben“ wieder entfernt werden
  • Das Preiseinheit-Feld steht nun auch bei den individuellen Kunden- und Lieferantenpreisen zur Verfügung, sofern in den Artikeleinstellungen die Anzeige der Preiseinheit aktiviert wurde. Wer die Preiseinheit im Artikelstamm nutzt, kann so ggfs. abweichende Preiseinheiten bei Lieferanten-EKs und Kunden-VKs verwenden.
  • Inventur: Die Löschoptionen wurden erweitert, so dass alte oder unbenötigte Buchungen leichter gelöscht werden können.
  • Seriennummern-Suche: Über den Drucken-Schalter kann das Suchergebnis als Liste ausgedruckt werden.
  • Jeder Seriennummer kann ein Lager zugewiesen werden.
  • Eine Seriennummer kann gesperrt werden, indem über den Ändern-Dialog ein Sperrlager zugewiesen wird. In der Seriennummerauswahl werden dann Seriennummern mit Sperrlager grau dargestellt und beim Zuordnen erscheint eine Abfrage.

Stückliste

  • Es können Text- und Bemerkungszeilen hinzugefügt werden.
  • Beim Hauptartikel wird der Bestand angezeigt und (nur falls abweichend) auch der verfügbare Bestand.
  • Es lassen sich nun mehr als vier Artikeltextzeilen anzeigen, indem der Splitter mit der Maus nach unten gezogen wird.

Kunden

  • Neue Kunden können optional auch ohne Vergabe einer Kundennummer angelegt werden. In den Programmoptionen muss dazu unter Kunden > Einstellungen 1/2 die neue Option „Anlegen als Interessent“ oder „Beim Anlegen nachfragen ob Kunde oder Interessent“ aktiviert werden. Wird der Kunde als Interessent angelegt, wird die Kundennummer erst dann vergeben, wenn für den Kunden erstmalig ein Auftrag erstellt wird.
  • Das Fibukonto muss bei Kunden und Lieferanten nicht mehr direkt bei der Neuanlage eingetragen werden, sondern kann auch erst später automatisch vergeben werden, wenn die erste Fibubuchung erzeugt wird, z.B. beim Buchen einer Rechnung. (Programmoptionen, „Fibu-KtoNr. erst später bei Bedarf anlegen“)
  • Wenn es sich um eine Lieferadresse handelt, wird diese Info am oberen Karteirand ausgegeben und per Link kann die Stammadresse aufgerufen werden.
  • Bei den individuellen Preise kann nun auch für eine Kundenrabattgruppe ein individueller Preis definiert werden und nicht nur für einen bestimmten Kunden wie zuvor bereits möglich.
  • Gelöschte Adressen, die sich im Papierkorb befinden, werden nicht mehr automatisch aus der Datenbank entfernt, wenn eine Datensicherung durchgeführt wird. Das Leeren des Papierkorbs kann jetzt nur noch manuell über die Programmoptionen durchgeführt werden (Reparatur > Adressen).
  • Das Anrufprotokoll aus dem Telereporter wird auf einer separaten Kartei angezeigt (nur wenn auch Amicron-Mailoffice eingesetzt wird).

Offene Posten

  • Beim Mahnungsdruck wird automatisch ein Kontakt „Mahnung“ angelegt, damit die Mahndaten in der Kontakthistorie des Kunden ersichtlich sind.
  • Wird beim Drucken einer Mahnung automatisch die Auftragssperre aktiviert, so wird in die Kundenbemerkung zusätzlich ein entsprechender Hinweis inkl. Zeitstempel eingetragen.
  • Offene Posten, bei denen über den Kontoauszugabgleich eine ungebuchte Zahlung zugeordnet ist, werden nicht in den Mahnlauf aufgenommen.
  • Mahngebühren und Zinsen können manuell vergeben oder entfernt werden, ohne dass sie wie bisher bei der nächsten Mahnstufe wieder automatisch hinzugefügt werden. Aktivieren Sie dazu im offenen Posten die neue Option „individuelle Mahngebühren und Zinsen (keine Automatik)“. Diese Option wird erst sichtbar, wenn die Option Mahngebühren oder Zinsen aktiviert wurde.
  • Schalter zur Anzeige der Summe: Sofern bestimmte offene Posten markiert wurden, erhalten Sie auf einer separaten Kartei zusätzlich auch eine Summe der markierten Posten. Auf einer weiteren Kartei wird die Summe für den angewählten Kunden aufgelistet.

Kontoauszugabgleich

  • Zugeordnete Daten werden im unteren Bereich des Kontoauszugabgleichs angezeigt und nicht mehr unterhalb der Buchung, das Auf- und Zuklappen über den „+“ Schalter entfällt.
  • Verbesserte Performance insbesondere bei großen Datenmengen
  • Paypal-Import unterstützt nun mehr als 100 Buchungen pro Tag (auch in Version 11 rückportiert).
  • Über das neue Kontextmenü „Zellwert in die Zwischenablage kopieren“ können Sie z.B. die Bankverbindung in Ihr Bankingprogramm übernehmen.

Fibu

  • Bei der Neuanlage eines Wirtschaftsjahres erscheint eine Abfrage, ob die Saldenvortragsbuchungen erstellt werden sollen. Bislang wurden diese standardmäßig immer erzeugt. In den Programmoptionen können die Saldenvorträge auch noch nachträglich erstellt werden (Schalter in Kartei Wirtschaftsjahr), wobei die bisherigen Saldenvorträge des ausgewählten Jahres gelöscht und die aktuellen Vorträge berechnet und als Buchungen erzeugt werden.
  • Neue Auswertung BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
  • Wechsel des Wirtschaftsjahres wurde vereinfacht, indem ein entsprechendes Auswahlfeld in der Buchungsliste ergänzt wurde
  • DATEV-Export aktualisiert auf das neue DATEV-Format inkl. Unterstützung des von der GoBD geforderten Festschreibekennzeichens

Umsatzsteuervoranmeldung 2016
Das Fibumodul wurde an die neue Elster-Schnittstelle angepasst, die ab Januar 2016 für die Übertragung der UstVA Pflicht wird. Ab diesem Zeitpunkt kann mit der alten Version Amicron-Faktura 11 keine UstVA mehr übertragen werden, nur Version 12 unterstützt die Neuerungen!

Sonstiges

  • Feld „Vorlage für“: Zusätzlich zum Benutzerkürzel wird der vollständige Benutzername aufgelistet. Inaktive Benutzer werden nicht mehr zur Auswahl angeboten.
  • Administratoren können die benutzerspezifischen Einstellungen von anderen Benutzern ändern: In den Programmoptionen wurde dazu links unten eine Benutzerauswahl integriert. Wählt man dort einen anderen Benutzer aus, werden dessen Einstellungen geladen, die dann wie gewohnt geändert werden können.
  • Das Senden von Kurznachrichten kann über ein entsprechendes Benutzerrecht gesperrt werden.

Unterstützt Amicron-Faktura auch die SEPA-Firmenlastschrift und die Basislastschrift mit verkürzter Laufzeit?

Im neuen SEPA-Verfahren muss eine SEPA-Lastschrift mit einem Vorlauf einer bestimmten Anzahl an Tagen vor dem eigentlichen Fälligkeitstermin an die Bank des Kunden übertragen werden. Diese Frist wird als Vorlauffrist bezeichnet, die sich je nach Lastschriftart und Lastschrifttyp unterscheidet.

Amicron-Faktura unterstützt ab Version 11 bei der SEPA-Basislastschrift sowohl die normale Vorlauffrist (5 Tage, Typ CORE) als auch die verkürzte Vorlauffrist (1 Tag, Typ COR1).  Auch die SEPA-Firmenlastschrift wird unterstützt.

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SEPA-Lastschrift: Auftragsformulare anpassen

Um die für SEPA-Lastschriften notwendigen Angaben auf der Rechnung auszugeben, gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Text direkt in den Auftrag einfügen (Feld Fusstext) *

2. Text bei der Zahlweise voreinstellen (Feld Fusstext der Zahlweise) *

3. Text direkt ins Drucklayout einbinden

(* Lösung 1 und 2 wird erst ab dem Release vom 27.11.2013 unterstützt.)

Hier die Details zur Umsetzung der einzelnen Lösungen:

Lösung 1:

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