Kategorie-Archiv: Amicron-Faktura FAQ

Allgemeine Infos zu SEPA

Ab dem 1. Februar 2014 gelten auch in Deutschland nur noch die Vorschriften des Euro-Zahlungsverkehrsraums (SEPA)- und zwar auch für innerdeutsche Transaktionen!

Mit einer reinen Umstellung von Bankleitzahlen und Kontonummern auf das internationale IBAN-BIC-Format ist es längst nicht getan: Die Lastschriftvorschriften ändern sich gründlich und werden deutlich aufwändiger.

Wir erläutern, was auf Sie zukommt und wie Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten.

Gläubiger-Identifikationsnummer

Alle Firmen und Vereine müssen für den SEPA-Lastschrifteinzug bei der Bundesbank eine Gläubiger–ID beantragen. Diese eindeutig identifizierbare Nummer erhält man im Internet unter der Adresse www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Nur mit dieser Nummer ist es dem Zahlungsempfänger unter SEPA möglich, mittels Lastschriften Beträge vom Konto des Kunden abzubuchen.

SEPA-Lastschriftmandat

Voraussetzung für den Einzug per SEPA-Lastschrift ist das SEPA-Lastschriftmandat. Mit dem Mandat ermächtigt Ihr Kunde Sie zum Einzug der fälligen Zahlung per SEPA-Lastschrift.

Das Mandat kann entweder für einen einmaligen Einzug oder auch für wiederkehrende Einzüge (z.B. bei Abos) erteilt werden.

Für bereits bestehende Lastschrifteinzüge aufgrund einer Einzugsermächtigung müssen Sie keine neuen SEPA-Lastschriftmandate einholen. Sie müssen den Zahlungspflichtigen jedoch vor einem Wechsel auf die SEPA-Lastschrift informieren und ihm Ihre Gläubiger-ID sowie eine neu zu vergebende Mandatsreferenz mitteilen, z.B. mittels einer fällig werdenden Rechnung. Damit entfällt für Sie die aufwändige Einholung von neuen SEPA-Lastschriftmandaten.

Mandatsreferenz

Für jedes Mandat müssen Sie als Zahlungsempfänger dem Zahlungspflichtigen eine eindeutige Mandatsreferenz (ID) ausstellen.

Die Mandantsreferenz…

  • ist bis zu 35 alphanumerische Stellen lang und muss eindeutig sein, darf also nicht doppelt vergeben werden.
  • wird vom Zahlungsempfänger vergeben und kann z.B. einfach nur die Kundennummer oder Rechnungsnummer enthalten.
  • muss dem Zahler mitgeteilt werden (z.B. auf der Auftragsbestätigung, der Rechnung, im Abbuchungstext).
  • wird in der SEPA-Transaktion aufgeführt (muss also in der SEPA-XML-Datei eingefügt werden)

Das Datum, an dem das Mandat ausgestellt wurde (Datum an dem die Unterschrift des Zahlers erfolgte), muss ebenfalls erfasst werden und in der SEPA-Transaktion aufgeführt werden.

Links zu weiteren Informationsquellen:
Musterformulare für die mögliche Ausgestaltungen der Lastschriftmandate

Pre-Notification (Vorabankündigung)

Zukünftig müssen Zahlungspflichtige rechtzeitig vor dem Zahlungseinzug über die Höhe der Lastschrift und den Einzugstermin informiert werden.

Für die Pre-Notification reicht es, auf der Rechnung Fälligkeitstermin, Betrag, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und IBAN/BIC des Zahlungspflichtigen anzugeben. Die gesetzliche Frist für die Vorankündigung beträgt mindestens 14 Tage, kann aber vertraglich vereinbart und verkürzt werden, z.B. im Mandat oder in den AGB.

Bei wiederkehrenden Lastschriften (Folgelastschriften) reicht eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug unter Angabe der zukünftigen Fälligkeitstermine und der vereinbarten Einzugsbeträge aus.

Einreichungsfristen für Lastschriften

Im Gegensatz zum alten Bankeinzug, welcher am Tage der Einreichung gutgeschrieben wird, haben SEPA-Lastschriften feste Vorlauffristen.
Die erste Einreichung als SEPA-Lastschrift muss 5 bis 7 Banktage vor dem geplanten Einzug der Bank übermittelt werden, ebenso die Einmal-Lastschrift. Bei wiederkehrenden Zahlungen werden die Folge-Lastschriften 2 bis 3 Banktage vor dem Einzug übermittelt.

Bitte weiterlesen:
Wie gehe ich am besten vor um SEPA-Lastschriften mit Amicron-Faktura abzuwickeln?

SEPA-Update für Amicron-Faktura 11 verfügbar (Release vom 27.6.2013)

Am 1.2.2014 ist es soweit: Kontonummer und Bankleitzahl werden endgültig durch IBAN und BIC ersetzt. Banken nehmen dann keine herkömmlichen Lastschriftaufträge mehr an.

Wer bis dahin seine Lastschriften und Überweisungen nicht auf SEPA umgestellt hat, wird Schwierigkeiten bei der Durchführung seiner bargeldlosen Zahlungen haben.

Im neuen Release  von Amicron-Faktura 11 haben wir die SEPA-Unterstützung verbessert. Für die  Konvertierung der Bankverbindungen ist nun kein externes Programm mehr notwendig und die Mandatverwaltung wurde vereinfacht und automatisiert.

Rufen Sie in Amicron-Faktura 11 das Menü “Hilfe > Programm aktualisieren” auf, um das Update herunterzuladen.

Vorher bitte unbedingt eine Datensicherung und Datenbankprüfung durchführen!

Neu: Integrierter SEPA-Konverter für Bankverbindungen

Der Assistent zur Konvertierung von Bankverbindungen in IBAN/BIC kann in der Kundenverwaltung über das Menü „Extras > Bankverbindungen in IBAN/BIC-Konvertieren“ aufgerufen werden.
Die Konvertierung erfolgt auf Knopfdruck automatisch direkt in Amicron-Faktura.
Es wird im Gegensatz zum vorigen Release kein externes Programm mehr benötigt, der lästige Import/Export entfällt simit. Weitere Details finden Sie in diesem Beitrag.

Neu: Mandatsreferenzen für SEPA-Lastschriften

Kundenverwaltung:
Es wurden folgende neue Felder für wiederkehrende SEPA-Lastschriften ergänzt:
Mandatsreferenz und Unterschriftdatum

Auftragsmodul:
Auch hier wurden neue Felder für SEPA-Lastschriften: Mandatsreferenz, Unterschriftdatum, wiederkehrend oder einmalig ergänzt.
Diese werden auf der Kartei Kopfdaten nur angezeigt, wenn die SEPA-Gläubiger-ID in den Programmoptionen eingetragen wurde.
Eine Vorgabe (Defaultwert) für neu angelegte Aufträge ist in den Programmoptionen möglich.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in dem Beitrag „Wie können SEPA-Lastschrift-Mandate verwaltet werden?

Eine Übersicht über alle Beiträge zum Thema SEPA finden Sie hier.

Ab welcher Version von Amicron-Faktura wird SEPA unterstützt?

Amicron-Faktura unterstützt SEPA ab Version 11. Ältere Versionen enthalten keinerlei SEPA-Funktionen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie das aktuelle Release von Amicron-Faktura 11 verwenden (mindestens November 2013), da wir im Bereich SEPA-Schnittstelle regelmäßig Verbesserungen vornehmen.

Welches Release aktuell verfügbar ist, können Sie der Kategorie „Releaseinfo“ entnehmen.

Amicron-Faktura 11 – Neues Release vom 4.12.2012 inkl. UStVA und ZM mit Zertifikat

Ab dem 1.1.2013 ist für die Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und Zusammenfassenden Meldung (ZM) ein Softwarezertifikat notwendig (Details finden Sie in diesem Beitrag).

Das neue Amicron-Faktura Release vom 4.12.2012 unterstützt die Übergabe der UStVA* und ZM via Elster-Schnittstelle per Zertifikat und ist ab sofort verfügbar. Rufen Sie in Amicron-Faktura 11 den Menüpunkt “Hilfe > Programm aktualisieren” auf, um das Update herunterzuladen.

Bei diesem Update werden auch die Dateien für die Elster-Schnittstelle aktualisiert (Version 17.2).

* setzt das Fibu-Modul voraus

Neu bei Amicron-Faktura 11: Erweiterte Rabattgruppen und neue Rabattmatrix

Bei Amicron-Faktura 10 waren bislang nur 10 Artikelrabattgruppen möglich. Das hat die flexible Gestaltung von Rabatten natürlich stark eingeschränkt. Ab Version 11 lassen sich beliebig viele Rabattgruppen definieren, was nicht nur für Artikel sondern auch für Kunden und Lieferanten möglich ist.

Die Bezeichnungen der einzelnen Rabattgruppen können Sie frei festlegen. Rufen Sie dazu die Programmoptionen auf und gehen dort auf die Seite „Rabattgruppen“, wo Sie über den Schalter „Neu“ die benötigten Rabattgruppen anlegen können.

Beispiel:

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Wie lassen sich beim Mahnlauf diejenigen Aufträge ausschließen, die per Vorkasse, Lastschrift, Paypal etc. bezahlt wurden?

Im Mahnlauf lassen sich Offene Posten ausschließen, bei denen bestimmte Zahlweisen (z.B. Vorkasse, Paypal) zugeordnet wurden. Die entsprechende Einstellung befindet sich bei AMICRON-FAKTURA ab Version 11 in den Programmoptionen auf der Seite „Allgemein > Lieferart/Zahlweise“. Dort kann pro Zahlweise eingestellt werden, ob diese im Mahnlauf berücksichtigt werden soll und wenn ja, ab welcher Mahnstufe. Bei der Zahlweise Lastschrift können Sie z.B. bei „ab Mahnstufe“ eine 2 eintragen, so dass Offene Posten mit Lastschrift nicht gemahnt werden, Lastschrift-Retouren dann allerdings über den automatischen Mahnlauf abgearbeitet werden, sobald die erste Mahnung manuell gedruckt wurde.

Ab dem 1.1.2013 ist für die Übertragung der UStVA ein Softwarezertifikat notwendig

Umsatzsteuer-Voranmeldungen können mit Amicron-Faktura (und anderen Programmen) zur Zeit noch ohne eine Authentifizierung des Datenübermittlers an das Finanzamt übertragen werden.

Diese Möglichkeit wurde aufgrund einer Gesetzesänderung mit Wirkung zum 1.1.2013 aufgehoben.

Ab dem 1.1.2013 können Sie die UStVA nur noch dann übermitteln, wenn Sie sich durch ein Zertifikat authentifiziert haben.

Falls Sie noch kein Zertifikat angefordert haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie registrieren sich unter www.elsteronline.de.

2. Zur Aktivierung Ihres Benutzerkontos wird Ihnen anschließend  vom Finanzamt per Brief ein Aktivierungscode zugestellt, den Sie im ElsterOnline-Portal eingeben müssen.

3. Anschließend können Sie das Software-Zertifikat herunterladen.

Das Software-Zertifikat besteht aus einer Datei, die Sie in der Zukunft sowohl für das Login im ElsterOnline-Portal benötigen als auch für die Übertragung der UStVA.

Amicron-Faktura benötigt Zugriff auf dieses Zertifikat, deshalb müssen Sie den Speicherort der Datei entsprechend angeben.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rufen Sie in Amicron-Faktura über den Menüpunkt „Einstellungen“ die Programmoptionen auf und wählen dort die folgende Seite an:

Schnittstelle > integrierte Fibu > Elster

2. Wählen Sie bei Softwarezertifikat über den Auswahlschalter die Datei  aus, die das Zertifikat enthält.

Anschließend wird entsprechend der Ordner und Dateiname angezeigt, z.B.  C:\Users\Werner\MeineFirma_elster_2048.pfx

Sie können die Programmoptionen nun schließen.

Bei der nächsten Übertragung der UstVA wird das Softwarezertifikat an die Elster-Schnittstelle übergeben und die UstVA authentifiziert übertragen.

Das Softwarezertifikat wird von Amicron-Faktura ab Version 11 unterstützt.  Sie benötigen mindestens das Release vom 4.12.2012, bei dem auch die aktualisierten Dateien für die Elster-Schnittstelle (Version 17.2) enthalten sind.

Druckformular für die Schlussrechnung

Für den Ausdruck einer Schlussrechnung wird ein erweitertes Druckformular benötigt, in dem die bereits erstellten Abschlagsrechnungen und erfolgten Abschlagszahlungen aufgeführt werden. Diese zusätzlichen Daten sind in dem Standardrechnungsformular nicht enthalten.

Bitte beachten Sie, dass Schlussrechnungen erst ab Amicron-Faktura 11 unterstützt werden.
Das folgende Druckformular funktioniert also NICHT mit den Versionen 9.0 und 10.0!

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Neu bei Amicron-Faktura 11: Verbesserte Überprüfung des Kreditlimits

Bislang wurde bei der Überprüfung des Kreditlimits eines Kunden erst dann eine Warnmeldung angezeigt, wenn das Limit schon vor der Anlage eines neuen Auftrages überschritten war. Wenn der neue Auftrag dazu führte, dass das Kreditlimit überschritten wurde, erfolgte keine Warnung.

Die Überwachung des Kreditlimits wurde deshalb bei Version 11 vollständig überarbeitet.

Eine Überprüfung erfolgt stets bei folgenden Vorgängen: Weiterlesen