Kategorie-Archiv: Amicron-Faktura FAQ

Sammelseite zum Thema SEPA

Am 1.2.2014 ist es soweit: Kontonummer und Bankleitzahl werden endgültig durch IBAN und BIC ersetzt. Banken nehmen dann keine herkömmlichen Lastschriftaufträge mehr an.

Um Ihnen den Umstieg auf SEPA zu erleichtern, haben wir bislang folgende Beiträge veröffentlicht:

Allgemeine Infos zu SEPA

Wie gehe ich am besten vor um SEPA-Lastschriften mit Amicron-Faktura abzuwickeln?

Wie können SEPA-Lastschrift-Mandate verwaltet werden?

Wie können vorhandene Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertiert werden?

Wie lassen sich die notwendigen Angaben auf der Rechnung ausgeben?

Werden auch Firmenlastschriften und Lastschriften mit verkürzter Vorlaufzeit unterstützt?

Ab welcher Version von Amicron-Faktura wird SEPA unterstützt?

Wie können vorhandene Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertiert werden?

Bankverbindungen der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter konvertieren

Amicron-Faktura verfügt über einen Assistenten, mit dem Sie die vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen aller Adressen schnell und unkompliziert vollautomatisch nach IBAN und BIC konvertieren können. Vorhandene Bankverbindungen lassen sich so ohne Neuerfassung zum Erstellen von SEPA-Lastschriften und Überweisungen nutzen.
Der Aufruf des Assistenten erfolgt aus der Kundenverwaltung über den Menüpunkt „Extras > Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertieren“.

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Allgemeine Infos zu SEPA

Ab dem 1. Februar 2014 gelten auch in Deutschland nur noch die Vorschriften des Euro-Zahlungsverkehrsraums (SEPA)- und zwar auch für innerdeutsche Transaktionen!

Mit einer reinen Umstellung von Bankleitzahlen und Kontonummern auf das internationale IBAN-BIC-Format ist es längst nicht getan: Die Lastschriftvorschriften ändern sich gründlich und werden deutlich aufwändiger.

Wir erläutern, was auf Sie zukommt und wie Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten.

Gläubiger-Identifikationsnummer

Alle Firmen und Vereine müssen für den SEPA-Lastschrifteinzug bei der Bundesbank eine Gläubiger–ID beantragen. Diese eindeutig identifizierbare Nummer erhält man im Internet unter der Adresse www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Nur mit dieser Nummer ist es dem Zahlungsempfänger unter SEPA möglich, mittels Lastschriften Beträge vom Konto des Kunden abzubuchen.

SEPA-Lastschriftmandat

Voraussetzung für den Einzug per SEPA-Lastschrift ist das SEPA-Lastschriftmandat. Mit dem Mandat ermächtigt Ihr Kunde Sie zum Einzug der fälligen Zahlung per SEPA-Lastschrift.

Das Mandat kann entweder für einen einmaligen Einzug oder auch für wiederkehrende Einzüge (z.B. bei Abos) erteilt werden.

Für bereits bestehende Lastschrifteinzüge aufgrund einer Einzugsermächtigung müssen Sie keine neuen SEPA-Lastschriftmandate einholen. Sie müssen den Zahlungspflichtigen jedoch vor einem Wechsel auf die SEPA-Lastschrift informieren und ihm Ihre Gläubiger-ID sowie eine neu zu vergebende Mandatsreferenz mitteilen, z.B. mittels einer fällig werdenden Rechnung. Damit entfällt für Sie die aufwändige Einholung von neuen SEPA-Lastschriftmandaten.

Mandatsreferenz

Für jedes Mandat müssen Sie als Zahlungsempfänger dem Zahlungspflichtigen eine eindeutige Mandatsreferenz (ID) ausstellen.

Die Mandantsreferenz…

  • ist bis zu 35 alphanumerische Stellen lang und muss eindeutig sein, darf also nicht doppelt vergeben werden.
  • wird vom Zahlungsempfänger vergeben und kann z.B. einfach nur die Kundennummer oder Rechnungsnummer enthalten.
  • muss dem Zahler mitgeteilt werden (z.B. auf der Auftragsbestätigung, der Rechnung, im Abbuchungstext).
  • wird in der SEPA-Transaktion aufgeführt (muss also in der SEPA-XML-Datei eingefügt werden)

Das Datum, an dem das Mandat ausgestellt wurde (Datum an dem die Unterschrift des Zahlers erfolgte), muss ebenfalls erfasst werden und in der SEPA-Transaktion aufgeführt werden.

Links zu weiteren Informationsquellen:
Musterformulare für die mögliche Ausgestaltungen der Lastschriftmandate

Pre-Notification (Vorabankündigung)

Zukünftig müssen Zahlungspflichtige rechtzeitig vor dem Zahlungseinzug über die Höhe der Lastschrift und den Einzugstermin informiert werden.

Für die Pre-Notification reicht es, auf der Rechnung Fälligkeitstermin, Betrag, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und IBAN/BIC des Zahlungspflichtigen anzugeben. Die gesetzliche Frist für die Vorankündigung beträgt mindestens 14 Tage, kann aber vertraglich vereinbart und verkürzt werden, z.B. im Mandat oder in den AGB.

Bei wiederkehrenden Lastschriften (Folgelastschriften) reicht eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug unter Angabe der zukünftigen Fälligkeitstermine und der vereinbarten Einzugsbeträge aus.

Einreichungsfristen für Lastschriften

Im Gegensatz zum alten Bankeinzug, welcher am Tage der Einreichung gutgeschrieben wird, haben SEPA-Lastschriften feste Vorlauffristen.
Die erste Einreichung als SEPA-Lastschrift muss 5 bis 7 Banktage vor dem geplanten Einzug der Bank übermittelt werden, ebenso die Einmal-Lastschrift. Bei wiederkehrenden Zahlungen werden die Folge-Lastschriften 2 bis 3 Banktage vor dem Einzug übermittelt.

Bitte weiterlesen:
Wie gehe ich am besten vor um SEPA-Lastschriften mit Amicron-Faktura abzuwickeln?

SEPA-Update für Amicron-Faktura 11 verfügbar (Release vom 27.6.2013)

Am 1.2.2014 ist es soweit: Kontonummer und Bankleitzahl werden endgültig durch IBAN und BIC ersetzt. Banken nehmen dann keine herkömmlichen Lastschriftaufträge mehr an.

Wer bis dahin seine Lastschriften und Überweisungen nicht auf SEPA umgestellt hat, wird Schwierigkeiten bei der Durchführung seiner bargeldlosen Zahlungen haben.

Im neuen Release  von Amicron-Faktura 11 haben wir die SEPA-Unterstützung verbessert. Für die  Konvertierung der Bankverbindungen ist nun kein externes Programm mehr notwendig und die Mandatverwaltung wurde vereinfacht und automatisiert.

Rufen Sie in Amicron-Faktura 11 das Menü “Hilfe > Programm aktualisieren” auf, um das Update herunterzuladen.

Vorher bitte unbedingt eine Datensicherung und Datenbankprüfung durchführen!

Neu: Integrierter SEPA-Konverter für Bankverbindungen

Der Assistent zur Konvertierung von Bankverbindungen in IBAN/BIC kann in der Kundenverwaltung über das Menü „Extras > Bankverbindungen in IBAN/BIC-Konvertieren“ aufgerufen werden.
Die Konvertierung erfolgt auf Knopfdruck automatisch direkt in Amicron-Faktura.
Es wird im Gegensatz zum vorigen Release kein externes Programm mehr benötigt, der lästige Import/Export entfällt simit. Weitere Details finden Sie in diesem Beitrag.

Neu: Mandatsreferenzen für SEPA-Lastschriften

Kundenverwaltung:
Es wurden folgende neue Felder für wiederkehrende SEPA-Lastschriften ergänzt:
Mandatsreferenz und Unterschriftdatum

Auftragsmodul:
Auch hier wurden neue Felder für SEPA-Lastschriften: Mandatsreferenz, Unterschriftdatum, wiederkehrend oder einmalig ergänzt.
Diese werden auf der Kartei Kopfdaten nur angezeigt, wenn die SEPA-Gläubiger-ID in den Programmoptionen eingetragen wurde.
Eine Vorgabe (Defaultwert) für neu angelegte Aufträge ist in den Programmoptionen möglich.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in dem Beitrag „Wie können SEPA-Lastschrift-Mandate verwaltet werden?

Eine Übersicht über alle Beiträge zum Thema SEPA finden Sie hier.

Ab welcher Version von Amicron-Faktura wird SEPA unterstützt?

Amicron-Faktura unterstützt SEPA ab Version 11. Ältere Versionen enthalten keinerlei SEPA-Funktionen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie das aktuelle Release von Amicron-Faktura 11 verwenden (mindestens November 2013), da wir im Bereich SEPA-Schnittstelle regelmäßig Verbesserungen vornehmen.

Welches Release aktuell verfügbar ist, können Sie der Kategorie „Releaseinfo“ entnehmen.

Amicron-Faktura 11 – Neues Release vom 4.12.2012 inkl. UStVA und ZM mit Zertifikat

Ab dem 1.1.2013 ist für die Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und Zusammenfassenden Meldung (ZM) ein Softwarezertifikat notwendig (Details finden Sie in diesem Beitrag).

Das neue Amicron-Faktura Release vom 4.12.2012 unterstützt die Übergabe der UStVA* und ZM via Elster-Schnittstelle per Zertifikat und ist ab sofort verfügbar. Rufen Sie in Amicron-Faktura 11 den Menüpunkt “Hilfe > Programm aktualisieren” auf, um das Update herunterzuladen.

Bei diesem Update werden auch die Dateien für die Elster-Schnittstelle aktualisiert (Version 17.2).

* setzt das Fibu-Modul voraus

Neu bei Amicron-Faktura 11: Erweiterte Rabattgruppen und neue Rabattmatrix

Bei Amicron-Faktura 10 waren bislang nur 10 Artikelrabattgruppen möglich. Das hat die flexible Gestaltung von Rabatten natürlich stark eingeschränkt. Ab Version 11 lassen sich beliebig viele Rabattgruppen definieren, was nicht nur für Artikel sondern auch für Kunden und Lieferanten möglich ist.

Die Bezeichnungen der einzelnen Rabattgruppen können Sie frei festlegen. Rufen Sie dazu die Programmoptionen auf und gehen dort auf die Seite „Rabattgruppen“, wo Sie über den Schalter „Neu“ die benötigten Rabattgruppen anlegen können.

Beispiel:

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Wie lassen sich beim Mahnlauf diejenigen Aufträge ausschließen, die per Vorkasse, Lastschrift, Paypal etc. bezahlt wurden?

Im Mahnlauf lassen sich Offene Posten ausschließen, bei denen bestimmte Zahlweisen (z.B. Vorkasse, Paypal) zugeordnet wurden. Die entsprechende Einstellung befindet sich bei AMICRON-FAKTURA ab Version 11 in den Programmoptionen auf der Seite „Allgemein > Lieferart/Zahlweise“. Dort kann pro Zahlweise eingestellt werden, ob diese im Mahnlauf berücksichtigt werden soll und wenn ja, ab welcher Mahnstufe. Bei der Zahlweise Lastschrift können Sie z.B. bei „ab Mahnstufe“ eine 2 eintragen, so dass Offene Posten mit Lastschrift nicht gemahnt werden, Lastschrift-Retouren dann allerdings über den automatischen Mahnlauf abgearbeitet werden, sobald die erste Mahnung manuell gedruckt wurde.