Kategorie-Archiv: Amicron-Faktura FAQ

Amicron-Faktura 12 – Neues und Verbessertes

Highlights und wichtige Neuerungen/Änderungen

Aufträge

  • Ein Auftrag kann als Retour fortgeführt werden (Menü „Neu > Fortführen als > Retour“). Dabei ist eine Auswahl der Retourartikel möglich.
  • Die Bestandsprüfung (Warnung) bei Angeboten kann deaktiviert werden. (Programmoptionen, Seite „Aufträge > Faktura“)
  • Sortierung der Auftragspositionen zusätzlich nach dem Freifeld für Auftragspositionen möglich
  • Sammelrechnungen: Die Ursprungslieferscheine werden zwecks besserer Rückverfolgung als Link in das Feld Bemerkung übernommen.
  • Die Rechnung wird beim Fortführen in eine Gutschrift nicht mehr auf ‚erledigt‘ gesetzt, wenn noch ein Offener Posten vorhanden ist.
  • Das Bemerkungsfeld aus der Kundenverwaltung wird nun auch beim Fortführen eines Auftrags angezeigt, sofern dies beim Kunden so aktiviert wurde (Anzeige erfolgte bislang nur bei der Neuanlage eines Auftrags).
  • Auftragspositionen können über das Kontextmenü in eine Textposition umgewandelt werden.
  • Bei den Auftragspositionen wurde das Feld Bezeichnung von 55 auf 80 Zeichen verlängert (entspricht der Länge des Bezeichnungsfeldes aus dem Artikelstamm)

Lieferadresse 

  • Bei der Lieferadresse kann in den Feldern Name/Vorname ein Ansprechpartner ausgewählt werden.

Seriennummern

  • Seriennummern zuordnen > „Ab dieser Position automatisch zuordnen“: Über diesen Link werden automatisch alle freien Seriennummern ab der aktuell angewählten Seriennnummer markiert und zugeordnet bis die benötigte Seriennummeranzahl erreicht wurde. Diese Funktion ist dann nützlich, wenn Sie eine größere Menge Seriennummern benötigen und diese nicht von Hand auswählen müssen.
  • Bei Gutschriften werden beim Zuordnen nur noch die Seriennummern angezeigt, die zuvor an diesen Kunden verkauft wurden. Falls keine Verkäufe vorhanden sind, werden alle freien Seriennummern angezeigt.

Aboaufträge

  • Wenn Sie keine Aboaufträge verwenden, kann die Kartei „Abo“ über die Programmoptionen ausgeblendet werden.
  • Der Dialog, ob die fälligen Aboaufträge angezeigt werden sollen, wird nicht mehr angezeigt, wenn z.B. in der Kundenverwaltung ein Angebot für einen Kunden angelegt wird oder ein Auftrag über STRG+Q aufgerufen wird. Die Nachfrage erscheint nur, wenn die Auftragsbearbeitung direkt aufgerufen wird.

Auftragsdruck

  • Beim Auftragsdruck kann über die neue Variable Artikel_Bestand_Lager der Bestand des Artikels in dem bei der Auftragsposition gewählten Lager ausgegeben werden.

Auftragsimport

  • Der Auftragsimport aus Dateien und dem Shop kann nun automatisch im Hintergrund ausgeführt werden. In den Programmoptionen gibt es dazu unter „Schnittstelle > Webshops“ pro Shop eine neue Einstellung um den Shopimport bei Programmstart zu aktivieren und dann in einem eingestellten Intervall regelmäßig abzurufen. Vorhandene Hintergrundjobs werden in der Statusleiste angezeigt. Per Klick öffnet sich ein Fenster mit dem Importprotokoll.
  • Adressen können vor Übernahme in den Auftrag bearbeitet werden.
  • Lieferadressen können direkt in den Auftrag importiert werden, falls nicht gewünscht wird, dass für die Lieferadresse jedesmal eine separate Kundenadresse angelegt werden soll.
  • Im Auftragsimport-Fenster wurde ein Schalter „Dateiimport“ ergänzt, mit dem die entsprechende Importfunktion aufgerufen werden kann, die bislang nur über das Menü erreichbar war.

Bestellungen

  • Sammel-Eingangsrechnung: Mehrere Wareneingänge können zu einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden
  • Bei Wareneingängen und Eingangsrechnungen wird in den betroffenen Fibubuchungen grundsätzlich das Feld „Rg.Datum Lieferant“ anstelle des WE- bzw. ER-Datums verwendet.
  • Über das Menü „Drucken > Liste“ kann eine Liste der Bestellungen ausgedruckt werden.
  • Bestellvorschläge: Wenn der Lieferant beim Artikel über die individuellen EK-Preise gesperrt wurde (Feld „sperren?“), wird der Lieferant bei den Vorschlägen nicht mehr berücksichtigt.

Artikel

  • Bei einem Lager kann bei Bedarf eingestellt werden, ob der Bestand dieses Lagers in den verfügbaren Bestand einbezogen werden soll. Aktivieren Sie die neue Option „Bestand ausblenden“ z.B. bei den Lagern für defekte Ware oder RMA-Retouren.
  • Wenn Artikel aus einem Lager nicht verkauft werden dürfen (z.B. Schrottlager), kann das Lager als Sperrlager gekennzeichnet werden. Das Lager wird dann in Aufträgen und Bestellungen bei der Auswahl des Lagers nicht mehr zur Auswahl angeboten.
  • Individuelle Preise, Mengenstaffeln und Rabatte können nun auch für eine Kundenrabattgruppe definiert werden und nicht nur wie bislang für einen bestimmten Kunden
  • Seriennummernverwaltung: Der zugeordnete Kunde kann über den neuen Schalter „Kundenverknüpfung aufheben“ wieder entfernt werden
  • Das Preiseinheit-Feld steht nun auch bei den individuellen Kunden- und Lieferantenpreisen zur Verfügung, sofern in den Artikeleinstellungen die Anzeige der Preiseinheit aktiviert wurde. Wer die Preiseinheit im Artikelstamm nutzt, kann so ggfs. abweichende Preiseinheiten bei Lieferanten-EKs und Kunden-VKs verwenden.
  • Inventur: Die Löschoptionen wurden erweitert, so dass alte oder unbenötigte Buchungen leichter gelöscht werden können.
  • Seriennummern-Suche: Über den Drucken-Schalter kann das Suchergebnis als Liste ausgedruckt werden.
  • Jeder Seriennummer kann ein Lager zugewiesen werden.
  • Eine Seriennummer kann gesperrt werden, indem über den Ändern-Dialog ein Sperrlager zugewiesen wird. In der Seriennummerauswahl werden dann Seriennummern mit Sperrlager grau dargestellt und beim Zuordnen erscheint eine Abfrage.

Stückliste

  • Es können Text- und Bemerkungszeilen hinzugefügt werden.
  • Beim Hauptartikel wird der Bestand angezeigt und (nur falls abweichend) auch der verfügbare Bestand.
  • Es lassen sich nun mehr als vier Artikeltextzeilen anzeigen, indem der Splitter mit der Maus nach unten gezogen wird.

Kunden

  • Neue Kunden können optional auch ohne Vergabe einer Kundennummer angelegt werden. In den Programmoptionen muss dazu unter Kunden > Einstellungen 1/2 die neue Option „Anlegen als Interessent“ oder „Beim Anlegen nachfragen ob Kunde oder Interessent“ aktiviert werden. Wird der Kunde als Interessent angelegt, wird die Kundennummer erst dann vergeben, wenn für den Kunden erstmalig ein Auftrag erstellt wird.
  • Das Fibukonto muss bei Kunden und Lieferanten nicht mehr direkt bei der Neuanlage eingetragen werden, sondern kann auch erst später automatisch vergeben werden, wenn die erste Fibubuchung erzeugt wird, z.B. beim Buchen einer Rechnung. (Programmoptionen, „Fibu-KtoNr. erst später bei Bedarf anlegen“)
  • Wenn es sich um eine Lieferadresse handelt, wird diese Info am oberen Karteirand ausgegeben und per Link kann die Stammadresse aufgerufen werden.
  • Bei den individuellen Preise kann nun auch für eine Kundenrabattgruppe ein individueller Preis definiert werden und nicht nur für einen bestimmten Kunden wie zuvor bereits möglich.
  • Gelöschte Adressen, die sich im Papierkorb befinden, werden nicht mehr automatisch aus der Datenbank entfernt, wenn eine Datensicherung durchgeführt wird. Das Leeren des Papierkorbs kann jetzt nur noch manuell über die Programmoptionen durchgeführt werden (Reparatur > Adressen).
  • Das Anrufprotokoll aus dem Telereporter wird auf einer separaten Kartei angezeigt (nur wenn auch Amicron-Mailoffice eingesetzt wird).

Offene Posten

  • Beim Mahnungsdruck wird automatisch ein Kontakt „Mahnung“ angelegt, damit die Mahndaten in der Kontakthistorie des Kunden ersichtlich sind.
  • Wird beim Drucken einer Mahnung automatisch die Auftragssperre aktiviert, so wird in die Kundenbemerkung zusätzlich ein entsprechender Hinweis inkl. Zeitstempel eingetragen.
  • Offene Posten, bei denen über den Kontoauszugabgleich eine ungebuchte Zahlung zugeordnet ist, werden nicht in den Mahnlauf aufgenommen.
  • Mahngebühren und Zinsen können manuell vergeben oder entfernt werden, ohne dass sie wie bisher bei der nächsten Mahnstufe wieder automatisch hinzugefügt werden. Aktivieren Sie dazu im offenen Posten die neue Option „individuelle Mahngebühren und Zinsen (keine Automatik)“. Diese Option wird erst sichtbar, wenn die Option Mahngebühren oder Zinsen aktiviert wurde.
  • Schalter zur Anzeige der Summe: Sofern bestimmte offene Posten markiert wurden, erhalten Sie auf einer separaten Kartei zusätzlich auch eine Summe der markierten Posten. Auf einer weiteren Kartei wird die Summe für den angewählten Kunden aufgelistet.

Kontoauszugabgleich

  • Zugeordnete Daten werden im unteren Bereich des Kontoauszugabgleichs angezeigt und nicht mehr unterhalb der Buchung, das Auf- und Zuklappen über den „+“ Schalter entfällt.
  • Verbesserte Performance insbesondere bei großen Datenmengen
  • Paypal-Import unterstützt nun mehr als 100 Buchungen pro Tag (auch in Version 11 rückportiert).
  • Über das neue Kontextmenü „Zellwert in die Zwischenablage kopieren“ können Sie z.B. die Bankverbindung in Ihr Bankingprogramm übernehmen.

Fibu

  • Bei der Neuanlage eines Wirtschaftsjahres erscheint eine Abfrage, ob die Saldenvortragsbuchungen erstellt werden sollen. Bislang wurden diese standardmäßig immer erzeugt. In den Programmoptionen können die Saldenvorträge auch noch nachträglich erstellt werden (Schalter in Kartei Wirtschaftsjahr), wobei die bisherigen Saldenvorträge des ausgewählten Jahres gelöscht und die aktuellen Vorträge berechnet und als Buchungen erzeugt werden.
  • Neue Auswertung BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
  • Wechsel des Wirtschaftsjahres wurde vereinfacht, indem ein entsprechendes Auswahlfeld in der Buchungsliste ergänzt wurde
  • DATEV-Export aktualisiert auf das neue DATEV-Format inkl. Unterstützung des von der GoBD geforderten Festschreibekennzeichens

Umsatzsteuervoranmeldung 2016
Das Fibumodul wurde an die neue Elster-Schnittstelle angepasst, die ab Januar 2016 für die Übertragung der UstVA Pflicht wird. Ab diesem Zeitpunkt kann mit der alten Version Amicron-Faktura 11 keine UstVA mehr übertragen werden, nur Version 12 unterstützt die Neuerungen!

Sonstiges

  • Feld „Vorlage für“: Zusätzlich zum Benutzerkürzel wird der vollständige Benutzername aufgelistet. Inaktive Benutzer werden nicht mehr zur Auswahl angeboten.
  • Administratoren können die benutzerspezifischen Einstellungen von anderen Benutzern ändern: In den Programmoptionen wurde dazu links unten eine Benutzerauswahl integriert. Wählt man dort einen anderen Benutzer aus, werden dessen Einstellungen geladen, die dann wie gewohnt geändert werden können.
  • Das Senden von Kurznachrichten kann über ein entsprechendes Benutzerrecht gesperrt werden.

Unterstützt Amicron-Faktura auch die SEPA-Firmenlastschrift und die Basislastschrift mit verkürzter Laufzeit?

Im neuen SEPA-Verfahren muss eine SEPA-Lastschrift mit einem Vorlauf einer bestimmten Anzahl an Tagen vor dem eigentlichen Fälligkeitstermin an die Bank des Kunden übertragen werden. Diese Frist wird als Vorlauffrist bezeichnet, die sich je nach Lastschriftart und Lastschrifttyp unterscheidet.

Amicron-Faktura unterstützt ab Version 11 bei der SEPA-Basislastschrift sowohl die normale Vorlauffrist (5 Tage, Typ CORE) als auch die verkürzte Vorlauffrist (1 Tag, Typ COR1).  Auch die SEPA-Firmenlastschrift wird unterstützt.

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SEPA-Lastschrift: Auftragsformulare anpassen

Um die für SEPA-Lastschriften notwendigen Angaben auf der Rechnung auszugeben, gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Text direkt in den Auftrag einfügen (Feld Fusstext) *

2. Text bei der Zahlweise voreinstellen (Feld Fusstext der Zahlweise) *

3. Text direkt ins Drucklayout einbinden

(* Lösung 1 und 2 wird erst ab dem Release vom 27.11.2013 unterstützt.)

Hier die Details zur Umsetzung der einzelnen Lösungen:

Lösung 1:

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Sammelseite zum Thema SEPA

Am 1.2.2014 ist es soweit: Kontonummer und Bankleitzahl werden endgültig durch IBAN und BIC ersetzt. Banken nehmen dann keine herkömmlichen Lastschriftaufträge mehr an.

Um Ihnen den Umstieg auf SEPA zu erleichtern, haben wir bislang folgende Beiträge veröffentlicht:

Allgemeine Infos zu SEPA

Wie gehe ich am besten vor um SEPA-Lastschriften mit Amicron-Faktura abzuwickeln?

Wie können SEPA-Lastschrift-Mandate verwaltet werden?

Wie können vorhandene Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertiert werden?

Wie lassen sich die notwendigen Angaben auf der Rechnung ausgeben?

Werden auch Firmenlastschriften und Lastschriften mit verkürzter Vorlaufzeit unterstützt?

Ab welcher Version von Amicron-Faktura wird SEPA unterstützt?

Wie können vorhandene Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertiert werden?

Bankverbindungen der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter konvertieren

Amicron-Faktura verfügt über einen Assistenten, mit dem Sie die vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen aller Adressen schnell und unkompliziert vollautomatisch nach IBAN und BIC konvertieren können. Vorhandene Bankverbindungen lassen sich so ohne Neuerfassung zum Erstellen von SEPA-Lastschriften und Überweisungen nutzen.
Der Aufruf des Assistenten erfolgt aus der Kundenverwaltung über den Menüpunkt „Extras > Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertieren“.

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Allgemeine Infos zu SEPA

Ab dem 1. Februar 2014 gelten auch in Deutschland nur noch die Vorschriften des Euro-Zahlungsverkehrsraums (SEPA)- und zwar auch für innerdeutsche Transaktionen!

Mit einer reinen Umstellung von Bankleitzahlen und Kontonummern auf das internationale IBAN-BIC-Format ist es längst nicht getan: Die Lastschriftvorschriften ändern sich gründlich und werden deutlich aufwändiger.

Wir erläutern, was auf Sie zukommt und wie Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten.

Gläubiger-Identifikationsnummer

Alle Firmen und Vereine müssen für den SEPA-Lastschrifteinzug bei der Bundesbank eine Gläubiger–ID beantragen. Diese eindeutig identifizierbare Nummer erhält man im Internet unter der Adresse www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Nur mit dieser Nummer ist es dem Zahlungsempfänger unter SEPA möglich, mittels Lastschriften Beträge vom Konto des Kunden abzubuchen.

SEPA-Lastschriftmandat

Voraussetzung für den Einzug per SEPA-Lastschrift ist das SEPA-Lastschriftmandat. Mit dem Mandat ermächtigt Ihr Kunde Sie zum Einzug der fälligen Zahlung per SEPA-Lastschrift.

Das Mandat kann entweder für einen einmaligen Einzug oder auch für wiederkehrende Einzüge (z.B. bei Abos) erteilt werden.

Für bereits bestehende Lastschrifteinzüge aufgrund einer Einzugsermächtigung müssen Sie keine neuen SEPA-Lastschriftmandate einholen. Sie müssen den Zahlungspflichtigen jedoch vor einem Wechsel auf die SEPA-Lastschrift informieren und ihm Ihre Gläubiger-ID sowie eine neu zu vergebende Mandatsreferenz mitteilen, z.B. mittels einer fällig werdenden Rechnung. Damit entfällt für Sie die aufwändige Einholung von neuen SEPA-Lastschriftmandaten.

Mandatsreferenz

Für jedes Mandat müssen Sie als Zahlungsempfänger dem Zahlungspflichtigen eine eindeutige Mandatsreferenz (ID) ausstellen.

Die Mandantsreferenz…

  • ist bis zu 35 alphanumerische Stellen lang und muss eindeutig sein, darf also nicht doppelt vergeben werden.
  • wird vom Zahlungsempfänger vergeben und kann z.B. einfach nur die Kundennummer oder Rechnungsnummer enthalten.
  • muss dem Zahler mitgeteilt werden (z.B. auf der Auftragsbestätigung, der Rechnung, im Abbuchungstext).
  • wird in der SEPA-Transaktion aufgeführt (muss also in der SEPA-XML-Datei eingefügt werden)

Das Datum, an dem das Mandat ausgestellt wurde (Datum an dem die Unterschrift des Zahlers erfolgte), muss ebenfalls erfasst werden und in der SEPA-Transaktion aufgeführt werden.

Links zu weiteren Informationsquellen:
Musterformulare für die mögliche Ausgestaltungen der Lastschriftmandate

Pre-Notification (Vorabankündigung)

Zukünftig müssen Zahlungspflichtige rechtzeitig vor dem Zahlungseinzug über die Höhe der Lastschrift und den Einzugstermin informiert werden.

Für die Pre-Notification reicht es, auf der Rechnung Fälligkeitstermin, Betrag, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und IBAN/BIC des Zahlungspflichtigen anzugeben. Die gesetzliche Frist für die Vorankündigung beträgt mindestens 14 Tage, kann aber vertraglich vereinbart und verkürzt werden, z.B. im Mandat oder in den AGB.

Bei wiederkehrenden Lastschriften (Folgelastschriften) reicht eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug unter Angabe der zukünftigen Fälligkeitstermine und der vereinbarten Einzugsbeträge aus.

Einreichungsfristen für Lastschriften

Im Gegensatz zum alten Bankeinzug, welcher am Tage der Einreichung gutgeschrieben wird, haben SEPA-Lastschriften feste Vorlauffristen.
Die erste Einreichung als SEPA-Lastschrift muss 5 bis 7 Banktage vor dem geplanten Einzug der Bank übermittelt werden, ebenso die Einmal-Lastschrift. Bei wiederkehrenden Zahlungen werden die Folge-Lastschriften 2 bis 3 Banktage vor dem Einzug übermittelt.

Bitte weiterlesen:
Wie gehe ich am besten vor um SEPA-Lastschriften mit Amicron-Faktura abzuwickeln?