Damit die Signatur eingefügt wird, müssen Sie in Amicron-Faktura in den Programmoptionen die folgende Einstellung deaktivieren:

Adressen > Einstellungen 1/3: “Briefanrede beim Senden in den E-Mail-Text eintragen” (ab dem Release vom 8.12.2010 vorhanden)

Das kann z.B. in folgenden Situationen notwendig sein:

• eine Adresse wurde doppelt angelegt
• Firma A hat mit Firma B fusioniert

Beim Zusammenführen werden sowohl die Adressdatensätze als auch die verknüpften Daten (Aufträge, Kontakte, E-Mails etc.) zusammengeführt. E-Mail-Adressen und Gruppenzuordnungen werden ebenfalls übernommen, so dass aus den gelöschten Adressen alle Daten übernommen werden, die über die reinen Datenfelder hinausgehen.

Vorschau des Ergebnisses und Anzeige der Adressen

In dem Fenster “Adressen zusammenführen” werden von den ausgewählten Adressen zusätzlich zu den Namen- und Adressfeldern zeilweise alle Datenfelder angezeigt, deren Wert nicht übereinstimmt oder bei der anderen Adresse leer ist. In der linken Spalte “Ergebnis” wird Ihnen angezeigt, welcher Inhalt nach dem Zusammenführen in dem Adressdatensatz enthalten sein wird.

Die Standardeinstellung ist “alle”, so dass jeder eingeloggte Benutzer Zugriff auf diesen Kunden hat:

Wenn Sie “Inhaber” wählen, ist der Kunde nur für den zugeordneten Besitzer sichtbar und für alle anderen Benutzer unsichtbar:

Wählen Sie “Benutzergruppe”, falls alle Benutzer einer bestimmten Benutzergruppe Zugriff haben sollen:

Die Benutzergruppen stehen ab AMICRON-FAKTURA 10 und AMICRON-MAILOFFICE 4 zur Verfügung und lassen sich über das Menü “Einstellungen > Benutzergruppen” einrichten.

Wenn Sie “folgende Benutzer” auswählen, können Sie diejenigen Benutzer wählen, die auf den Kunden zugreifen dürfen:

Falls in Ihrem Unternehmen Vertreter tätig sind, die nur die Kunden zu sehen bekommen sollen, die ihnen auch zugeordnet sind, können Sie alternativ zu obigen Optionen auch den folgenden (einfacheren) Weg wählen:

Ausgangsbasis:

Wir gehen davon aus, dass…

… die Mitarbeiter bzw. Vertreter bereits in den Mitarbeiter-Stammdaten erfasst wurden.

… für jeden Mitarbeiter bzw. Vertreter ein entsprechender Benutzer angelegt wurde.

… bei den Kunden bereits der passende Mitarbeiter bzw. Vertreter zugeordnet wurde.

Gehen Sie nun wie folgt vor:

1. Sperren Sie bei dem Mitarbeiter / Vertreter in der Benutzerverwaltung das Benutzerrecht “Kunden: Vertreter darf Kunden anderer Vertreter sehen”.
2. Ordnen Sie dem Benutzer den passenden Mitarbeiter- bzw. Vertreterdatensatz zu. Klicken Sie dazu einfach in der Benutzerverwaltung auf den Link “Mitarbeiter zuordnen”.
3. Falls Sie mehrere Mitarbeiter / Vertreter haben, wiederholen Sie obige Schritte  jeweils.

Sobald sich der Mitarbeiter bzw. Vertreter neu einloggt, werden in der Kundenliste nur diejenigen Kunden angezeigt, die dem Vertreter zugeordnet wurden. In der Auftragsbearbeitung sind ebenfalls nur die Aufträge des Vertreters sichtbar.

Suche teilweise innerhalb des Feldes

Wenn Sie bei Amicron-Faktura 10 oder Amicron-Mailoffice 4 einen Suchbegriff eingeben, werden alle Datensätze gefunden, bei denen der Suchbegriff entweder am Anfang, am Ende oder innerhalb der Suchfeldes gefunden wird. Es spielt also keine Rolle mehr, wo der Suchbegriff steht, hauptsache er ist in dem Suchfeld überhaupt vorhanden.

Beispiel:

Der Suchbegriff Beier findet Beier, Beiersdorf, Schmitt & Beiersdorf und Niederbeier

Suche am Anfang oder Ende durch Ergänzung von “..”

Wenn Sie zuviele Suchergebnisse erhalten, kann es helfen, die Suche auf den Anfang oder Ende des Suchfeldes zu beschränken, d.h. der Suchbegriff muss am Anfang bzw. Ende exakt übereinstimmen. Geben Sie hierzu einfach hinter bzw. vor dem Suchbegriff zwei Punkte “..” ein.

Beispiel:

Beier.. findet Beiersdorf Klimatechnik, Beiersdorf und Beier aber nicht Schmitt & Beiersdorf KG oder Niederbeier

..Beier findet Beier und Niederbeier aber nicht Beiersdorf, Beiersdorf Klimatechnik oder Schmitt & Beiersdorf KG

Hinweis: Diese Suchoption wird bei Version 10 ab dem Release vom 18.6.09 unterstützt und dient als Ersatz für die entfernte Option für die Suchart.

Exakte Suche

Um eine exakte Suche durchzuführen, ergänzen Sie einfach nach dem Suchbegriff einen Punkt.

Beispiel:

Beier. findet nur Beier aber nicht Beiersdorf Klimatechnik oder Beiersdorf

Suchen mit Platzhalter/Joker

Bei der Suche können auch Platzhalter verwendet werden. Durch Einfügen eines Unterstrichs (“_”) werden alle Einträge gefunden, die an dieser Stelle ein beliebiges Zeichen verwenden. So findet der Suchbegriff “M_ller” sowohl Müller, Möller als auch Miller. Alternativ kann der Platzhalter “%” verwendet werden, wenn alle Einträge aufgelistet werden sollen, die beliebig viele Zeichen an der angegebenen Stelle haben. “M%ller” findet z.B. Müller, Mueller, Müllermilch, Möller, Möllers Buchladen etc.

Beliebig viele E-Mail-Adressen möglich

Ab Amicron-Faktura 10 und Amicron-Mailoffice 4.0 lassen sich zu jeder Adresse beliebig viele E-Mail-Adressen hinterlegen. Unterhalb des bereits bei vorherigen Programmversionen enthaltenen E-Mail-Feldes befindet sich eine Eingabezeile für weitere E-Mail-Adressen. Mehrere E-Mail-Adressen können hier getrennt durch Leerzeichen eingegeben werden. Wenn Sie vor der Zeile auf den kleinen “+” Schalter klicken, werden die E-Mail-Adressen zeilenweise aufgelistet. Unterhalb der letzten E-Mail-Adresse befindet sich stets eine Leerzeile, in der Sie eine neue E-Mail eintragen können. Um eine E-Mail-Adresse zu löschen, müssen Sie das entsprechende E-Mail-Feld leeren.

Falls Sie in der Ansprechpartnerliste bereits E-Mail-Adressen ohne Namensangabe hinterlegt haben, können Sie diese E-Mail-Adressen in die neuen E-Mail-Felder verschieben, indem Sie den Ansprechpartner öffnen und rechts neben dem E-Mail-Feld auf den entsprechenden neuen Schalter drücken. Die E-Mail-Adresse wird dann verschoben und der Ansprechpartner gelöscht.

Ausgangsbasis:

Wir gehen davon aus, dass…

1. … die Mitarbeiter bzw. Vertreter bereits in den Stammdaten erfasst wurden.
2. … für jeden Mitarbeiter bzw. Vertreter ein entsprechender Benutzer angelegt wurde.
3. … bei den Kunden bereits der passende Mitarbeiter bzw. Vertreter zugeordnet wurde.

Gehen Sie nun wie folgt vor:

1. Sperren Sie bei dem Mitarbeiter / Vertreter in der Benutzerverwaltung das Benutzerrecht “Kunden: Vertreter darf Kunden anderer Vertreter sehen”.
2. Ordnen Sie dem Benutzer den passenden Mitarbeiter- bzw. Vertreterdatensatz zu. Klicken Sie dazu einfach in der Benutzerverwaltung auf den Link “Mitarbeiter zuordnen”.
3. Falls Sie mehrere Mitarbeiter / Vertreter haben, wiederholen Sie obige Schritte  jeweils.

Sobald sich der Mitarbeiter bzw. Vertreter neu einloggt, werden in der Kundenliste nur diejenigen Kunden angezeigt, die dem Vertreter zugeordnet wurden. In der Auftragsbearbeitung sind ebenfalls nur die Aufträge des Vertreters sichtbar.

Bei dieser Maske handelt es sich um ein Textfeld, in das Sie Platzhalter für die Adressfelder eintragen, die später durch den Inhalt des entsprechenden Feldes der Adressdatenbank ersetzt werden. Die Bezeichnung der Platzhalter entspricht den Feldnamen, siehe Feldliste im Kapitel “Datenbankfelder > Kunden und Lieferanten: Feldbeschreibungen”.

Den Feldern wird das “#” – Zeichen vorangestellt, um sie von dem normalen Text zu unterscheiden. 
Wenn Sie eine Zeile mit dem ” [ "-Zeichen beginnen und mit " ] ” beenden, werden führende Leerzeichen gelöscht. Wenn Sie anstatt “[" und "]” die Zeichen “[[" bzw. "]] verwenden, können leere Zeilen unterdrückt werden.

Beispiel:
Anrede: [[#Anrede]] 
Vorname: [#Vorname ] 
Name: [[#Name]]
Name2: [[#Name2]]
Name3:[[#Name3]]
Strasse:[[#Strasse]]
Land: [[#Land]]
PLZ: [[#PLZ]]
Ort: [[#Ort]]
Telefon: [[#Telefon1]]
Telefon2: [[#Telefon2]]
Telefon3: [[#Telefon3]]
Fax: [[#Fax]]
E-Mail: [[#EMail]]
Internet: [[#Internet]]
Gruppe: [[#Gruppe]]
Bemerkung: [[#Bemerkung]]

Beachten Sie bitte, dass die Einstellung individuell pro Benutzer gespeichert wird. Sie müssen Änderungen also ggfs. bei allen Benutzern eintragen.

Diese Automatik funktioniert nicht nur bei der manuellen Eingabe sondern auch beim Import von Aufträgen und bei der eBay-Schnittstelle.

Ansprechpartner können mit AMICRON-FAKTURA ab Version 10 über den Menüpunkt “Extras > Datenimport > Ansprechpartner” aus einer externen Datei eingelesen werden.

Die Importdatei muss wie folgt aufgebaut sein:

- pro Zeile ein Ansprechpartner
- jede Zeile muss eine vorhandene Kundenummer enthalten

Beispiel:
Anrede Vorname Name  Kundennr
Herr  Hans Muster  12001
Frau Berta Beispiel  12001
Herr Ralf Zukowski  29999
Frau Maja Beine  14000
Herr Kai Schulte  14000

Die importierte Kundennummer muss der Ziel-Spalte Adressnr. zugeordnet werden. Der Ansprechpartner kann nur dann importiert werden, wenn es zu der Kundennummer bereits einen passenden Kunden gibt.

www.Amicron-Software.de/video/kundenimport/Kundenimport.html

Voraussetzung: Flash-Player; Bildschirmauflösung 1280×1024 empfehlenswert

Die entsprechende Dokumentation finden Sie im Kapitel Datenimport > Stammdaten importieren.