Wie kann man für 2012 einen neuen Nummernkreis einstellen?

Wie wird ein neues Wirtschaftsjahr angelegt?

Wie kann eine Inventur durchgeführt werden? Wie lässt sich eine Inventurliste drucken?

Es ist nicht möglich, einen Nummernkreis zu verwenden, der bereits in vorigen Jahren verwendet wurde. Auftragsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden. Die doppelte Vergabe wird automatisch abgefangen, d.h. es wird immer die nächste freie Auftragsnummer ermittelt.

Wählen Sie deshalb für das neue Jahr einen neuen höheren Nummernkreis!

Überlegen Sie zuerst, wieviele Aufträge Sie voraussichtlich im neuen Jahr maximal schreiben werden. Unterscheiden Sie dabei auch die einzelnen Auftragsarten, also Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie können die Suchfunktion von AMICRON-FAKTURA verwenden, um z.B. die Anzahl der Rechnungen eines Jahres zu ermitteln.

Tipp:

Wählen Sie für 2012 einen höheren Nummernkreis als in den vorigen Jahren, damit die Aufträge des neuen Jahres nach denen aus den erledigten Jahren aufgelistet werden.

Beispiel für einen Nummernkreis, falls Sie pro Auftragsart nicht mehr als 2000 Aufträge in einem Jahr erwarten:

2011:

Angebot: 110000
Auftragsbestätigung: 112000
Lieferschein: 114000
Rechnung: 116000
Barrechnung: 116000
Gutschrift: 114500

2012:

Angebot: 120000
Auftragsbestätigung: 122000
Lieferschein: 124000
Rechnung: 126000
Barrechnung: 126000
Gutschrift: 124500

Um den neuen Nummernkreis einzustellen, rufen Sie über das Menü “Einstellungen” die Programmoptionen auf und geben auf der Seite “Aufträge > Nummernkreise” die neuen Nummern ein.

Das Erstellen einer Inventur lässt sich in folgende Abschnitte aufteilen:

• Zählliste erstellen
• Zählmengen eingeben bzw. mit Istbestand vergleichen
• Inventurliste drucken
• Inventur übernehmen bzw. verbuchen

Tipp: Erstellen Sie vor dem Erfassen der Inventur erst eine Datensicherung!

Um das Inventurmodul aufzurufen, öffnen Sie die Artikelverwaltung und wählen dann den Menüpunkt “Extras > Inventur”.

Beim ersten Aufruf erscheint ein Assistent, bei dem Sie zuerst den Inventur-Stichtag und das Zähldatum angeben können und anschließend nach Klick auf Weiter zur Artikelauswahl gelangen. Sie können diesen Assistenten später jederzeit über den Schalter Artikel übernehmen aufrufen.

Durch die Artikelauswahl legen Sie fest, welche Artikel automatisch in die Inventur übernommen werden sollen. Sie können die Inventur auch ohne Auswahl durchführen, müssen dann jedoch alle gezählten Artikel einzeln in die Inventurliste übernehmen.

In der Maske “Artikel übernehmen” finden Sie für die  Lagerauswahl zwei nützliche Optionen, die verhindern, dass bei der Verwendung von vielen Lagern für jedes Lager eine Inventurbuchung erzeugt wird:

Wenn Sie bei “für Lager” die Option “Zugeordnete Lager anhand der Artikelverwaltung” wählen, wird nur für das Lager eine Inventurbuchung erstellt, welches in der Artikelverwaltung im Feld Lager zugeordnet wurde.

“Gebuchte Lager anhand der Artikelbuchungen” erzeugt pro Artikel und Lager nur dann eine Inventurbuchung, wenn eine Buchung in diesem Lager existiert, also bereits eine Inventurbuchung oder Artikelbewegung in dem Lager stattgefunden hat.

Nach der Übernahme können Sie über den Drucken-Schalter eine Zählliste ausgeben. Nachdem die Artikel gezählt sind, geben Sie im Hauptfenster der Inventur in der Spalte „Bestand (Inventur)” die gezählten Inventurmengen ein. Sobald die Eingabe abgeschlossen ist, kann die Inventurmenge über „alle buchen” verbucht werden und die Inventurliste gedruckt werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe (F1-Taste).

Hinweis für die Anwender von veralteten Programmversionen:
Bitte beachten Sie, dass bei Version 8.0 und 8.5 bei Stücklistenartikeln die Unterartikel ebenfalls gebucht werden. Erst ab der Version 9.0 (Release ab September 2008) wird bei einer Inventur nur der Stücklistenhauptartikel gebucht, die Menge der Unterartikel bleibt unverändert.

Hinweis für Anwender der Standard-Version:
Das oben beschriebene Inventurmodul ist nur in der Professional-Version von Amicron-Faktura enthalten. Falls Sie die Standard-Version einsetzen, können Sie in der Artikelverwaltung über das Menü Drucken > Liste eine einfache Inventurliste mit dem aktuellen Bestand, Warenwert und Lagerwert ausgeben.

AMICRON-FAKTURA unterstützt die DHL Internetmarke über den in der Professional-Edition integrierten allgemeinen Auftragsexport (siehe Dokumentation, Kapitel “Datenexport > Aufträge exportieren”)

Eine Beschreibung wie die Adressen an DHL Internetmarke übergeben werden können finden Sie in unserem Forum.

Alternativ ist auch eine Anbindung an die Versandsoftware DHL Easylog / Intraship, UPS Worldship, DPD Delisprint / Vesuv, GLS Gepard und Hermes möglich, Details siehe hier.

Damit die Signatur eingefügt wird, müssen Sie in Amicron-Faktura in den Programmoptionen die folgende Einstellung deaktivieren:

Adressen > Einstellungen 1/3: “Briefanrede beim Senden in den E-Mail-Text eintragen” (ab dem Release vom 8.12.2010 vorhanden)

Lösung:
Um dies zu beheben, müssen Sie folgendes durchführen:

1. Öffnen Sie die Systemsteuerung von Windows. Klicken Sie dazu auf “Start > Systemsteuerung”.
2. Rufen Sie die “Zeit, Sprache und Region”-Einstellung auf.
3. Klicken Sie auf “Regions- und Sprachoptionen”.
4. Wechseln Sie nun das Format von Deutsch auf z.B. “Englisch (USA)”.
5. Klicken Sie auf den Schalter “Übernehmen”.
6. Stellen Sie das Format zurück auf “Deutsch (Deutschland)”.
7. Klicken Sie auf “OK”.
8. Starten Sie Windows neu, damit die Änderungen übernommen werden.

Anschließend sollte bei Amicron-Faktura und Amicron-Mailoffice das Datum im deutschen Format (tt.mm.jjjj) angezeigt werden.

Wie wird gebucht?

Beispiel: Sie bestellen in Spanien und erhalten eine Rechnung über 1000 Euro.

In der Fibu sind folgende Buchungen notwendig (Sollversteuerung, SKR 03):

3425 Innergem.Erweb USt. und VSt. 19% an
70000 Kreditorenkonto : 1000 Euro (EU VSt+USt 19%)

1574 Anrechenbare Vorsteuer innergem. Erwerb 19% an
1774 USt. innergem. Erwerb 19% :  190 Euro (USt/VSt: keine)

EU-Einkauf in der UStVA

In der UStVA wird der EU-Einkauf durch obige Buchungen wie folgt ausgewiesen:

Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe zum Steuersatz von 19% (Feld 89): 1000 Euro (rechtes Feld: 190 Euro)

Abziehbare Vorsteuerbeträge aus dem innergem. Erwerb von Gegenständen  (Feld 61):  190 Euro

Ergebnis: Verbleibende USt-Vorauszahlung bzw. verbleibender Überschuss (Feld 83): 0 Euro

Bitte beachten (Amicron-Faktura)

Amicron-Faktura erleichtert Ihnen das Verbuchen von EU-Erwerben und erstellt nach der Eingabe der ersten Buchung automatisch die notwendige zweite Buchung mit der Steuerumbuchung.

Voraussetzung: Sie haben im Kontenplan beim entsprechenden Steuerkonto die folgende Option aktiviert:
beim Bebuchen dieses Kontos eine zusätzliche Steuerumbuchung generieren (befindet sich im Abschnitt “erweiterte Einstellungen”, den Sie im Fenster “Konto editieren” ggfs. erst über den “+”-Schalter aufklappen müssen).

Aktivieren Sie diese Option bei den folgenden Konten:

Kontenrahmen DATEV SKR 03:
3420 Innergem. Erwerb 7% VSt. / USt.
3425 Innergem. Erwerb 19% VSt. / USt.

Kontenrahmen DATEV SKR 04:
5420 Innergem. Erwerb 7% VSt. / USt.
5425 Innergem. Erwerb 19% VSt. / USt.

Auch beim Buchen von Wareneingängen wird automatisch eine entsprechende Umbuchung erstellt.

Hinweise:

• Die automatische Steuerumbuchnung wird von AMICRON-FAKTURA ab Version 10 seit dem Release vom 7.7.2010 unterstützt.

• Der innergemeinschaftlichen Erwerb wird im obigen Beispiel vereinfacht dargestellt. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, um Details zu den gesetzlichen Regelungen zu klären.

So kann es z.B. durch einen Stromausfall, Festplatten- und Speicherfehlern oder Kopieren der Datenbank während des laufenden Betriebs zu Problemen kommen (Details siehe hier). Diese machen sich allerdings nicht unbedingt sofort durch einen Programmfehler bemerkbar, da die Probleme innerhalb der Datenbank zunächst nur als Fehler markiert werden, so dass eine weitere Nutzung möglich ist.

Sie sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob Ihre Datenbank fehlerfrei ist.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie eine Prüfung durchführen können und zeigt Ihnen erste Maßnahmen im Falle eines Fehlers auf.

Um zu ermitteln, ob in Ihrer Datenbank Fehler enthalten sind, rufen Sie den Menüpunkt “Extras > Datenbankdiagnose” auf. Es wird dabei das Firebird-Tool “gfix” gestartet, das einen exklusiven Zugriff auf Ihre Datenbank benötigt.

Nach Abschluss der Diagnose werden die gefundenen Fehler im Protokoll aufgeführt. Wenn keine Fehler gefunden wurden, erhalten Sie nur die Rückmeldung, dass die Prüfung abgeschlossen wurde, siehe folgendes Bild:

Falls Fehler ausgewiesen werden (z. B. “Number of record level errors”, “Number of index page errors” oder “Number of database page errors”>= 1), legen Sie zunächst eine Datensicherung im FBK-Format an (Menü “Extras > Datensicherung erstellen”), die Sie anschließend sofort wieder zurücksichern (“Extras > Datensicherung zurückholen”), am Besten in einen neuen Mandanten, so dass Sie noch auf die alte Datenbank zugreifen können.

Durch diesen Vorgang wird Ihre Datenbank neu aufgebaut und die enthaltenen Fehler werden korrigiert, was Sie durch einen erneuten Aufruf der Datenbankdiagnose überprüfen können.

Bitte beachten Sie, dass eine Korrektur fehlerhafter Datenbanken nicht in allen Fällen möglich ist. Deshalb ist es empfehlenswert nicht nur die letzte Datensicherung aufzubewahren, sondern auch ältere, auf die dann notfalls zurück gegriffen werden kann.

Um ganz sicher zu gehen, sollten Sie zur Kontrolle die erstellten Datensicherungen stichprobenweise in einen neuen Mandanten zurücksichern.

Weitere Details finden Sie in der Dokumentation:

• Sicherung:  www.Amicron.org/onlinehilfe/amicron-faktura-10/index.html?datensicherung.htm
• Diagnose:  www.Amicron.org/onlinehilfe/amicron-faktura-10/datenbankdiagnose.htm

Die Dokumentation zu gfix finden Sie hier:  http://firebirdsql.org/manual/gfix-dbverify.html

Auf der Webseite http://Amicron.uservoice.com lassen sich nicht nur neue Verbesserungen vorschlagen sondern auch bereits vorhandene Anregungen bewerten.

Je mehr Anwender für die Umsetzung eines Vorschlags stimmen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er umgesetzt wird.

Bevor Sie loslegen ist es ratsam zu überlegen, was für Sie am wichtigsten ist. Stimmen Sie für Ihre dringendsten Wünsche ab und nicht für alle möglichen nice-to-have Features.

Sie haben insgesamt 10 Stimmen. Sobald Ihr eingegebener oder abgestimmter Vorschlag umgesetzt wurde, werden Sie per E-Mail informiert und die eingesetzte Stimme steht Ihnen wieder zur Verfügung. Gleiches gilt für Vorschläge, die abgelehnt werden.

Falls Sie die in Amicron-Faktura 10 (optional) integrierte Fibu nutzen, können Sie Ihren Datev03 Kontenplan wie folgt aktualisieren:

1. Laden Sie den aktualisierten Kontenplan herunter, indem Sie mit der rechten Maustaste auf folgenden Link klicken und “Speichern unter…” wählen: Kontenplan-DATEV03.xml

2. Erstellen Sie eine Datensicherung (Menü “Extras > Datensicherung”)

3. Rufen Sie den Menüpunkt “Fibu > Kontenplan” auf.

4. Wählen Sie dann den Menüpunkt “Aktionen > Kontenplan importieren”.

5. Es erscheint der Dialog “Datei öffnen”. Wählen Sie dort die heruntergeladene Datei aus.

6. Anschließend erhalten Sie die folgende Warnung:

Wählen Sie bitte “Ja”.

Ihre bebuchten Konten werden grundsätzlich nicht überschrieben bzw. aktualisiert. Nur unbebuchte Konten werden aktualisiert, sofern Sie “Ja” wählen.

Wenn Sie “Nein” wählen, werden nur die neuen Konten importiert, die in Ihrem Kontenplan noch nicht vorhanden sind.