AMICRON-FAKTURA unterstützt die DHL Internetmarke über den in der Professional-Edition integrierten allgemeinen Auftragsexport (siehe Dokumentation, Kapitel “Datenexport > Aufträge exportieren”)

Eine Beschreibung wie die Adressen an DHL Internetmarke übergeben werden können finden Sie in unserem Forum.

Alternativ ist auch eine Anbindung an die Versandsoftware DHL Easylog / Intraship, UPS Worldship, DPD Delisprint / Vesuv, GLS Gepard und Hermes möglich, Details siehe hier.

Lösung:
Es gibt die Möglichkeit, im Drucklayout beim Lieferschein und auch bei der Rechnung durch eine Darstellungsbedingung die Ausgabe der Positionen mit Menge 0 zu unterdrücken.

Sie müssen dazu im Formular beim Tabellenobjekt folgende Darstellungsbedingung eintragen:

Menge<>0

Bei den mitgelieferten Rechnungsformularen müssen Sie dazu auf der Kartei “Datenzeile” im Dropdownfeld die “Auftragsposition (normal)” anwählen.

Über den Schalter “Darstell.Bed.” erweitern Sie die vorhandene Zeile wie folgt:

Art <> “ZS” .AND. Art<> “ZSB” .AND. Menge<> 0

Schreiben Sie das Bestimmungsland in Großbuchstaben (Deutsch, Englisch oder Französisch) in die letzte Zeile der Anschrift.

Beispiel:

Mr. Frank B. Smith
GPO Box 17788 Q
VIC 3001 MELBOURNE
AUSTRALIEN

Damit das Land automatisch ausgedruckt wird, müssen Sie folgende Zeile in das Layout des Etiketts einfügen:

Upper$( Land_Name)

Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung das Land in die Auftragsformulare einfügen möchten, verwenden Sie bitte folgende Variablen:

Kunde_Land_Name bzw. Lieferadr_Land_Name

Einen entsprechenden Eintrag im offiziellen Thunderbird-Forum finden Sie hier und hier. Im deutschen Forum gibt es ebenfalls einen Beitrag.

Der Versuch aus Amicron-Faktura Aufträge zu versenden erzeugt entsprechende Fehlermeldungen.

Mögliche Lösung: Aktivieren Sie ein anderes Programm als Standard-Mail-Client (z.B. Outlook Express oder Amicron-Mailoffice)  und legen danach sofort wieder Thunderbird als Standard-EMail-Programm fest. Hierdurch werden unter Windows die internen Einstellungen der MAPI-Schnittstelle korrigiert. In Outlook-Express finden Sie diese Option z.B. im Menü “Extras > Optionen” unter “Standard Mail-Programme”, bei Thunderbird unter “Extras > Einstellungen” auf der Seite “Allgemein”.

Prüfen Sie außerdem, ob in Amicron-Faktura die Option “mit E-Mail Dialog” aktiviert ist. Rufen Sie dazu die jeweilige Druckfunktion auf (z.B. Drucken > Angebot) und drücken rechts neben dem E-Mail-Empfäger den “<<”-Schalter, damit diese Option sichtbar wird.

Sie können natürlich auch Amicron-Mailoffice als dauerhafte Alternative  installieren. Achten Sie dabei während der Installation darauf, die Option “als Standard-E-Mail-Client einrichten” zu aktivieren, damit die E-Mails nicht mehr an Thunderbird sondern an Amicron-Mailoffice übergeben werden.

E-Mail-Formular erstellen und einrichten

Wenn Sie dem Kunden z.B. beim Druck der Rechnung automatisch eine Versandbestätigung mailen möchten, kopieren Sie zunächst Ihr Rechnungsformular  und benennen es dann in Versandbestätigung um. Drücken Sie anschließend den Ändern-Schalter, um bei dem Versandformular auf der Kartei E-Mail den passenden E-Mail-Text einzutragen:

Falls die Bestätigung nicht an den Kunden sondern an den zugeordneten Vertreter gesendet werden soll, tragen Sie bei Empfänger #Vertreter_EMail ein.

Verknüpfung einrichten

Anschließend müssen Sie die beiden Formulare verknüpfen.  Wählen Sie dazu in der Formularliste das Rechnungsformular an (also das zu druckende Formular) und drücken den Ändern-Schalter. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bei der Option Verknüpft mit das Formular wählen, welches per E-Mail versendet werden soll. Damit die Versandbestätigung nicht ausgedruckt sondern immer per E-Mail versenden wird, müssen Sie zusätzlich noch die Option immer per E-Mail aktivieren, die bei Version 10 ab dem Release vom 18.6.2009 enthalten ist.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie das Layout der Rechnung auf.

2. Führen Sie einen Maus-Doppelklick auf das Rechteck aus, das den Bereich enthält, in dem die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum gedruckt werden.

3. Es öffnet sich das Fenster “Absatz-Eigenschaften”, in dem Sie die Zeile nach dem Rechnungsdatum anwählen.

4. Drücken Sie dann den “Neuer Absatz”- Schalter, um einen neuen Absatz einzufügen. Alternativ können Sie auch die Einfg-Taste drücken.

5. Im Fenster “Text bearbeiten” tragen Sie dann folgende Zeile ein:

“Liefertermin:÷”+ IF( Liefertermin<> “”, Liefertermin, IF( LSDatum<>”", LSDatum, Datum))

Durch die IF-Abfrage wird gesteuert, ob das Datum im Feld Liefertermin, das Lieferscheindatum oder des Rechnungdatum gedruckt wird. Sollte das Feld Liefertermin gefüllt sein, wird immer dieses Datum gedruckt. Ist das Feld leer, wird das Lieferscheindatum gedruckt. Sollte auch dieses Feld leer sein, wird das Rechnungdatum ausgegeben.

Das ÷ Zeichen hinter dem Doppelpunkt stellt einen Tabulator dar, den Sie über den entsprechenden Schalter auf der Kartei “Tab” einfügen können. Als Tabulatorposition tragen Sie 33 mm ein (damit die Rechnungsnummer, Datum etc. linksbündig stehen) bzw. den Wert, der in der Zeile mit “Rechnungsdatum” steht.

6. Wenn Sie lieber die Lieferscheinnummer einfügen möchten, geben Sie statt obiger Zeile die folgende ein:

IF( AuftragNrLS<>”", “Lieferscheinnr.:÷”+ AuftragNrLS)

Durch die IF-Abfrage erscheint die Zeile mit der Lieferscheinnummer nur dann, wenn zu der Rechnung ein Lieferschein vorliegt.

7. Speichern Sie die Eingaben über den OK-Schalter.

8. Evtl. muss der Rahmen des Objekts vergrößert werden (nach unten), da eine neue Zeile eingefügt wurde.

Dieser Beitrag beschreibt Problemlösungen für den Fall, dass erstellte E-Mails nicht in Ihrem E-Mail-Programm ankommen oder beim Versenden per E-Mail Fehler auftreten (General MAPI failure).

Prüfen Sie in der Konfiguration des E-Mail-Programms zuerst, ob dieses überhaupt als Standard-E-Mail-Programm eingerichtet wurde. In Outlook-Express finden Sie diese Option z.B. im Menü “Extras > Optionen” unter “Standard Mail-Programme”, bei Thunderbird unter “Tools > Options” auf der Seite “General” .

Das Standard-E-Mail-Programm kann auch unter Windows in der Systemsteuerung im Bereich “Internetoptionen” auf der Kartei “Programme” gewählt werden (Option “E-Mail”).

Beachten Sie, dass die älteren E-Mail-Programme von T-Online nicht MAPI fähig sind und somit nicht unterstützt werden. Verwenden Sie stattdessen das ebenfalls bei T-Online mitgelieferte Programm Outlook Express oder Thunderbird oder laden sich von unserer Homepage das Programm AMICRON-MAILOFFICE herunter.

Sollten die erstellten E-Mails nicht in Ihrem E-Mail-Programm ankommen, prüfen Sie bitte:

1.) … ob diese Schnittstelle korrekt funktioniert, indem Sie z.B. in Ihrer Textverarbeitung Dokumente über das Menü “Datei > Senden an” an Ihr E-Mail-Programm übertragen.

2.) … ob in AMICRON-FAKTURA im Druckfenster die Option “mit E-Mail Dialog” aktiviert ist (Schalter “>>” neben E-Mail-Adresse drücken). Bei einigen Programmen muss diese Option aktiv sein, damit eine E-Mail erstellt wird.

3.) … ob in AMICRON-FAKTURA evtl. ein anderes E-Mail-Programm gewählt wurde (Programmoptionen, Seite “Drucken > E-Mail+Fax”, Option “verwendeter E-Mail-Client”).

Wenn Sie AMICRON-MAILOFFICE verwenden, rufen Sie bitte in AMICRON-MAILOFFICE das E-Mail-Center auf und wählen dort den Menüpunkt “Extras > Optionen”. Auf der Kartei “E-Mail-Übertragung” wird angegeben, ob AMICRON-MAILOFFICE als Standard E-Mail-Programm installiert ist. Falls nicht, klicken Sie bitte auf den Schalter “Aktivieren”.

Das ursprünglich bei Amicron-Faktura ausgelieferte Formular erfüllt nicht mehr alle Anforderungen des Gesetzgebers (Ausweisung der Umsatzsteuer, Angabe der Rechnungsnummer), deshalb empfehlen wir Ihnen, das alte Formular zu aktualisieren.

Das neue Formularlayout sieht wie folgt aus: Muster einer Provisionsrechnung (PDF-Datei)

Hinweis: Um dieses Formular nutzen zu können, benötigen Sie Amicron-Faktura 9.0 (oder höher) mit Release vom 26.3.09 (oder aktueller). Den Downloadlink für die neue Formulardatei finden Sie am Ende dieses Beitrags.

Selbstverständlich können Sie das Formular über den in Amicron-Faktura integrierten Formulareditor frei anpassen und z.B. nicht benötigte Spalten entfernen oder weitere Felder hinzufügen.

Das neue Formular enthält folgende Erweiterungen:

Ausgabe der Umsatzsteuer

Am Ende der Liste wird zusätzlich die Umsatzsteuer ausgewiesen.

Voraussetzung hierfür ist:

1. Es wurde im Vorschaltdialog ein Vertreter gewählt.

2. In den Vertreterstammdaten wurde die Option “Steuer ausweisen” aktiviert.

Die entsprechende Darstellungsbedingung für die Fusszeilen im Formularlayout lautet: Einzelvertreter=”J” AND Vertreter_STEUERAUSWEISEN= “J”

Summe der provisionsfähigen Artikel

Die neue Spalte “Nettosumme provisionierbar” enthält die Summe derjenigen Auftragspositionen, die im Artikelstamm als provisionsfähig aktiviert wurden (=Häkchen bei der Option “Provision”)

Wenn Sie z.B. keine Provision auf Versand- und Transportkosten gewähren und bei den entsprechenden Artikeln die Option “Provision” deaktiviert haben, werden diese Kosten in obiger Spalte nicht summiert.

Der Wert dieser neuen Spalte stammt aus dem neuen Feld ProvisionNettoAtrSumme, das jedoch erst beim Erstellen neuer Aufträge und Ändern vorhandener Aufträge gefüllt wird.

Wenn Sie also mit dem neuen Formular alte Aufträge ausgeben, bei denen diese Summe noch nicht berechnet wurde, wird immer der Wert 0 ausgegeben.

Weitere Anpassungen:

• Vor dem Ausdruck erscheint eine Abfrage nach der Provisionsrechnungsnummer, die dann rechts oben auf dem Formular gedruckt wird.
• Es wird der Zeitraum ausgegeben, sofern dieser im Vorschaltdialog gewählt wurde.
• Korrektur: Wenn im Formular ein Filter gesetzt wurde (z.B. AlsBezahltGebucht= “J”), wurden bei der Anzahl und Summe die ungefilterten Werte ausgewiesen.
• Stornierte Aufträge werden entsprechend gekennzeichnet und nicht mehr summiert.
• Spaltenreihenfolge wurde verändert, Provision steht jetzt ganz rechts.
• Vertreterspalte ist leer, wenn im Vorschaltdialog ein Vertreter gewählt wurde. Der Name und die Adresse des Vertreters wird dann im Kopfbereich ausgewiesen.
• Über die neue Variable “Einzelvertreter” können Sie abfragen, ob im Vorschaltdialog ein Vertreter gewählt wurde: IF( Einzelvertreter=”J”, “Liste enthält nur den Vertreter”+ Vertreter_NAME)

Wenn Sie das neue Formular nutzen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Laden Sie sich die neue Formulardatei herunter: Provisionsabrechnung.lst (rechte Maustaste > Speichern unter…)

2. Rufen Sie im Auftragsfenster von Amicron-Faktura den Menüpunkt Drucken > Provisionsabrechnung auf.

3. Legen Sie in der Formularliste ein neues Formular an.

4. Es erscheint das Fenster “Bearbeiten” in dem Sie die neue Formulardatei über den Schalter Formular importieren einlesen können.

Für den Export des Rechnungsformulars gehen Sie folgendermaßen vor:
Suchen Sie sich zunächst bei Ihrem Testmandanten in der Auftragsbearbeitung einen Auftrag vom Typ “Rechnung”. Rufen Sie nun den Menüpunkt “Drucken > Rechnung” auf. Klicken Sie in dem Formularauswahlfenster auf den Schalter “Ändern”. Wenn Sie nun auf den Schalter “Formular exportieren” klicken wird das Formular in eine externe Datei exportiert. Exportieren Sie die Datei bitte in einen leeren Ordner.
Wechseln Sie nun zu Ihrem Arbeitsmandanten.

Suchen Sie sich jetzt eine Rechnung heraus und rufen Sie “Drucken > Rechnung” auf. Im Formularauswahlfenster wählen Sie das defekte Formular aus. Klicken Sie jetzt auf den Schalter “Ändern”. Hier wird Ihnen nun die Möglichkeit geboten das defekte Formular zu importieren. Wählen Sie dazu den Schalter “Formular importieren”. Wählen Sie das zu importierende Formular aus (die zuvor exportierte Datei) und importieren Sie diese.

Das Formular befindet sich nun im Auslieferungszustand.

Rufen Sie dazu die gewünschte Druckfunktion auf (z.B. Aufträge > Drucken > Angebot), wählen in der Liste das passende Druckformular aus und drücken dann den Schalter “Ändern”. Dort finden Sie eine Kartei “E-Mail” auf der Sie im Feld Empfänger den Platzhalter #Kunde_EMail einfügen müssen.

Ab sofort wird jedesmal, wenn Sie dieses Formular per E-Mail versenden, automatisch die E-Mail-Adresse aus den Kundendaten eingetragen.