Es ist nicht möglich, einen Nummernkreis zu verwenden, der bereits in vorigen Jahren verwendet wurde. Auftragsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden. Die doppelte Vergabe wird automatisch abgefangen, d.h. es wird immer die nächste freie Auftragsnummer ermittelt.

Wählen Sie deshalb für das neue Jahr einen neuen höheren Nummernkreis!

Überlegen Sie zuerst, wieviele Aufträge Sie voraussichtlich im neuen Jahr maximal schreiben werden. Unterscheiden Sie dabei auch die einzelnen Auftragsarten, also Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie können die Suchfunktion von AMICRON-FAKTURA verwenden, um z.B. die Anzahl der Rechnungen eines Jahres zu ermitteln.

Tipp:

Wählen Sie für 2012 einen höheren Nummernkreis als in den vorigen Jahren, damit die Aufträge des neuen Jahres nach denen aus den erledigten Jahren aufgelistet werden.

Beispiel für einen Nummernkreis, falls Sie pro Auftragsart nicht mehr als 2000 Aufträge in einem Jahr erwarten:

2011:

Angebot: 110000
Auftragsbestätigung: 112000
Lieferschein: 114000
Rechnung: 116000
Barrechnung: 116000
Gutschrift: 114500

2012:

Angebot: 120000
Auftragsbestätigung: 122000
Lieferschein: 124000
Rechnung: 126000
Barrechnung: 126000
Gutschrift: 124500

Um den neuen Nummernkreis einzustellen, rufen Sie über das Menü “Einstellungen” die Programmoptionen auf und geben auf der Seite “Aufträge > Nummernkreise” die neuen Nummern ein.

Falls Sie Auslandskunden haben, denen Sie Rechnungen schreiben müssen, beachten Sie bitte die Hinweise in diesem Beitrag.

Damit die sonstige Leistung korrekt in Rechnung gestellt wird, sind folgende Schritte notwendig:

1. Auswahl der Steuerart “EU sonstige Leistung”:

Bei Amicron-Faktura 10 steht ab dem Januar-Release von 2010 bei steuerfreien EU-Aufträgen ein neues Auswahlfeld zur Verfügung, über das Sie wählen können, ob es sich um eine EU-Warenlieferung, Leistung oder um ein Dreiecksgeschäft handelt.

Bitte beachten Sie, dass das Auswahlfeld erst dann erscheint, sobald Sie “Steuer ohne” aktiviert haben.

Ältere EU-Aufträge, die erstellt wurden, als das Auswahlfeld noch nicht vorhanden war, werden als EU-Warenlieferung interpretiert. Gleiches gilt für Aufträge, bei denen das Feld leer ist.

2. Rechnungsformular: Hinweis einfügen, dass der Empfänger für die Mehrwertsteuer aufkommen muss

In den Rechnungsformularen können Sie für sonstige Leistungen bei Umkehr der Steuerlast automatisch den passenden Text  (§ 14a Abs. 5 UStG) ausgeben lassen, indem Sie folgende Formel ins Formular einfügen:

IF( SteuerArtEU= “L”, “Für Mehrwertsteuer muss gemäß Artikel 196 der EU-Richtlinie 2006/112/EC der Empfänger aufkommen!”)

Damit die Rechnung in der Fibu automatisch korrekt verbucht wird, gehen Sie wie folgt vor (Sollversteuerung):

1. Legen Sie in Amicron-Faktura einen neuen Steuersatz an, den Sie dann (nur) bei sonstigen Leistungen verwenden:

Tragen Sie bei Erlöskonto die Kontonummer 8336 ein (Erlöse aus im anderen EG-Land steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet) und bei “Skontokonto UmsSt.” 8742.

Prüfen Sie, ob bei beiden Konten im Feld “Position  in UStVoranm.” der Wert 21 eingetragen wurde. Falls Sie die integrierte Fibu verwenden, können Sie diese Konten via Import in Ihren Datev SKR03-Kontenplan einlesen, siehe dieser Beitrag.

2. Rufen Sie den Steuersatz “0″ (Steuerfrei) auf und klicken dann auf den Ändern-Schalter.

3. Es erscheint folgendes Fenster, in dem Sie bei “verwendeter ST.Satz für EU-Länder” im Feld “sonstige Leistungen” den neu angelegten Steuersatz wählen:

4. Wählen Sie bei den Auftragspositionen den neuen Steuersatz aus (Spalte St.), sofern er von Amicron-Faktura nicht bereits automatisch vorgeschlagen wird.

5. Prüfen Sie nach dem Verbuchen der Rechnung, ob die Fibu-Buchungen auf das Konto 8336 erfolgen.

6. Überprüfen Sie Ihre UStVA: Die Rechnungssumme der sonstigen Leistungen sollte mit dem Wert in Feld 21 übereinstimmen.

Damit die sonstige Leistung von Amicron-Faktura in die Zusammenfassende Meldung aufgenommen wird, ist folgendes notwendig:

1. Sie müssen in der Rechnung die Steuerart “EU sonstige Leistung” wählen (siehe oben)

2. Beim Kunden muss eine USt-ID-Nummer eingetragen sein.

Weitere Details finden Sie im Beitrag “Sonstige Leistungen in der Zusammenfassenden Meldung ab 1.1.2010 (Umkehr der Steuerlast)”.

Falls Sie Auslandskunden haben, denen Sie Rechnungen schreiben müssen, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise und zusätzlich den Beitrag “Wie werden sonstige Leistungen fakturiert bzw. gebucht?”.

Bei Amicron-Faktura 10 steht ab dem Januar-Release von 2010 bei steuerfreien EU-Aufträgen ein neues Auswahlfeld zur Verfügung, über das Sie wählen können, ob es sich um eine EU-Warenlieferung, Leistung oder um ein Dreiecksgeschäft handelt.

Bitte beachten Sie, dass das Auswahlfeld erst dann erscheint, sobald Sie “Steuer ohne” aktiviert haben.

Wählen Sie hier die korrekte Angabe, damit in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) keine fehlerhaften Daten übertragen werden. In der Vorschau der ZM wird Ihnen in der Spalte “Art” die im Auftrag gewählte Einstellung zur Kontrolle nochmals angezeigt.

Ältere EU-Aufträge, die erstellt wurden, als das Auswahlfeld noch nicht vorhanden war, werden als EU-Warenlieferung interpretiert. Gleiches gilt für Aufträge, bei denen das Feld leer ist.

Rechnungsformular: Hinweis einfügen, dass der Empfänger für die Mehrwertsteuer aufkommen muss

In den Rechnungsformularen können Sie für sonstige Leistungen bei Umkehr der Steuerlast automatisch folgenden Text ausgeben lassen: (§ 14a Abs. 5 UStG)

IF( SteuerArtEU= “L”, “Für Mehrwertsteuer muss gemäß Artikel 196 der EU-Richtlinie 2006/112/EC der Empfänger aufkommen!”)

Feld SteuerArtEU importieren

Falls Sie das neue Datenbankfeld SteuerArtEU beim Auftrags- oder Shopimport verwenden möchten, tragen Sie bitte folgende Werte in das Feld ein:

W = Warenlieferung,
L = sonstige Leistung,
D = Dreiecksgeschäft,
A= übriges Ausland außerhalb der EU

Wenn es sich nicht um einen Auslandsauftrag handelt oder kein Eintrag in der ZM erfolgen soll, muss das Feld leer bleiben.

Weitere Details

Die steuerlichen Änderungen bzgl. der sonstigen Leistungen bei EU-Aufträgen wurden im obigen Text vereinfacht wiedergegeben und berücksichtigen z.B. nicht den Ort der sonstigen Leistung. Um die konkreten Details zu klären, nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem Steuerberater auf.

Grundlagen:

Infos vom Bundeszentralamt für Steuern

BMF-Schreiben zum Ort der sonstigen Leistung

UStG §18a Zusammenfassende Meldung

Lösung:
Es gibt die Möglichkeit, im Drucklayout beim Lieferschein und auch bei der Rechnung durch eine Darstellungsbedingung die Ausgabe der Positionen mit Menge 0 zu unterdrücken.

Sie müssen dazu im Formular beim Tabellenobjekt folgende Darstellungsbedingung eintragen:

Menge<>0

Bei den mitgelieferten Rechnungsformularen müssen Sie dazu auf der Kartei “Datenzeile” im Dropdownfeld die “Auftragsposition (normal)” anwählen.

Über den Schalter “Darstell.Bed.” erweitern Sie die vorhandene Zeile wie folgt:

Art <> “ZS” .AND. Art<> “ZSB” .AND. Menge<> 0

Damit die Aboaufträge bei der nächsten Fälligkeit automatisch erstellt werden können und auch (ohne Nachbearbeitung) die korrekten Datumsangaben enthalten sind, sollten Sie die passenden Platzhalter für den Abozeitraum einfügen.

Eingabe neuer Aboaufträge

Falls ein neuer Auftrag regelmäßig wiederholt werden soll (z.B. bei jährlichen Serviceverträgen) gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie zunächst die erste Rechnung für den Kunden (Menü “Bearbeiten > Neu > Rechnung”)
2. Tragen Sie in die Rechnung die Artikel bzw. Leistungen ein, die dieses mal und bei den zukünftigen Wiederholungsaufträgen in Rechnung gestellt werden sollen. Damit Sie den Abozeitraum bei der nächsten Wiederholung nicht von Hand eingeben bzw. korrigieren müssen, sollten Sie die weiter unten aufgeführten Platzhalter verwenden.
3. Aktivieren Sie bei der Rechnung auf der Kartei Abo die Option “Abo aktiv”
4. Tragen Sie anschließend ein, wann und wie oft bzw. wie lange der Auftrag wiederholt werden soll, siehe hierzu bei der Beschreibung der Kartei Abo.

5. Drucken Sie die Rechnung wie gewohnt aus.

Abo Aufträge automatisch erstellen

AMICRON-FAKTURA wird Sie bei der nächsten Fälligkeit automatisch an die Wiederholung erinnern, sobald Sie das Fenster “Aufträge” öffnen.

Wenn Sie die Abfrage mit Ja beantworten, werden automatisch die fälligen Rechnungen erstellt. Anschließend erscheint eine Abfrage, ob diese automatisch ausgedruckt werden sollen. Falls Sie die Aufträge vor dem Ausdruck noch kontrollieren oder ergänzen möchten, sollten Sie die Abfrage mit “nein” beantworten.

Vorhandene Abo-Aufträge auflisten

Im Filterordner “Abo-Aufträge” finden Sie vordefinierte Filter, mit denen Sie sich alle fälligen, nicht fällige und abgelaufene Aboaufträge auflisten lassen können.

Auf der Heute-Seite erscheint im Bereich Erinnerungen ebenfalls eine Anzeige der fälligen Aboaufträge.

Ein Abo beenden

Ein Abo-Auftrag wird nur so lange fortgeführt, bis das eingetragene Enddatum erreicht wurde. Falls der Auftrag nicht mehr wiederholt werden soll, können Sie alternativ einfach den Schalter Abo beenden drücken.

Erinnerung an fällige Abo-Aufträge anpassen

Bei Mitarbeitern, die keine Abo-Aufträge ausführen sollen, kann in der Benutzerverwaltung das entsprechende Recht “Aufträge: Abo-Aufträge ausführen” gesperrt werden.

Vorhandene Alt-Aufträge als Aboauftrag fortführen

Falls Sie bereits alte Aufträge gespeichert haben, die zukünftig als Abo-Aufträge fortgeführt werden sollen, sollten Sie diese zunächst kopieren und die Abo-Einstellungen in der erstellten Kopie vornehmen. Falls es sich um sehr viele Aufträge handelt, ist es am einfachsten, wenn Sie diese zunächst markieren und dann das Menü Bearbeiten > Markierte kopieren aufrufen.

Damit die Aboaufträge bei der nächsten Fälligkeit automatisch erstellt werden können und auch die korrekten Datumsangaben enthalten sind, sollten Sie die passenden Platzhalter für den Abozeitraum einfügen.

Wiederholung bei ausgelassenen Terminen

Sollte ein Abo-Auftrag zwischenzeitlich mehr als einmal fällig sein, wird er ggfs. für alle fälligen bzw. ausgelassenen Termine ausgeführt.

Beispiel:

Am 20.1. wird ein Abo-Auftrag mit Fälligkeit 1.2. und monatlicher Wiederholung eingerichtet. Das nächste mal wird die Auftragsverwaltung von dem zuständigen Mitarbeiter aufgrund von Krankheit erst am 5.3. aufgerufen. Es werden dann die Abo-Aufträge vom 1.2 und 1.3. erstellt.

Platzhalter für den Abo-Zeitraum einfügen

Falls Sie den Zeitraum, auf den sich das Abo bzw. die Wiederholung des Auftrags bezieht, im Auftrag aufführen möchten, können Sie folgende Platzhalter verwenden:

AboZeitraum
Von-Bis, z.B. “1.1.2009-31.12.2009″

AboAnfangDatum
Datum, z.B. “1.1.2009″

AboAnfangMonat
Monatsname, z.B. “Januar”

AboAnfangMonatZahl
Monatszahl, z.B: “1″

AboAnfangJahr
Jahreszahl, z.B. “2009″

AboEndeDatum
Datum, z.B. 30.11.2009

AboEndeMonat
Monatsname, z.B. “April”

AboEndeMonatZahl
Monatszahl, z.B. “4″

AboEndeJahr
Jahreszahl, z.B. “2009″

AboZeitraumJahresende
Enthält das Datum des letzten Tages im Abojahr und ist unabhängig vom Aboende, Beispiel: 31.12.xxxx

Beispiele:

- Monatsgebühr für den Zeitraum vom #AboAnfangDatum bis #AboEndeDatum

- Gebühr für das Jahr #AboAnfangJahr

Bei jedem Kunden und Lieferanten können Sie bereits in den Stammdaten die Währung hinterlegen (Kartei Faktura), die dann in den Kundenauftrag bzw. die Lieferantenbestellung übernommen wird und dort auf der Kartei Kopfdaten noch geändert werden kann.

Die benötigten Währungen und Umrechnungskurse müssen in den Programmoptionen auf der Seite “Währungskurse” eingetragen werden.

Für die vorhandenen Währungen kann der aktuelle Kurs über den Schalter Tageskurse von der EZB herunterladen via Internet aktualisiert werden. Wenn noch keine Währungen vorhanden sind, werden dabei alle verfügbaren Währungen eingelesen, siehe obiges Bild.

Währungskurse lassen sich bei Bedarf auch manuell eingeben:

Alternativ können Sie den Kurs auch direkt im Auftrag eintragen. Wenn für das Auftragsdatum noch kein Kurs vorhanden ist, erscheint eine Abfrage, über die sich der Wert direkt in die Währungskurse übernehmen läßt, so dass Sie ihn beim nächsten Auftrag nicht erneut eingeben müssen.

Sobald Sie die von Ihnen benötigten Währungen und Umrechnungskurse hinterlegt haben, können Sie den Einzelpreis der Auftragsposition auch in der Fremdwährung eingeben. Sie müssen dazu zunächst die neue Spalte “FW-Einzelpreis” anzeigen lassen, indem Sie in den Programmoptionen auf der Seite “Aufträge > Anzeige” die Option “Einzelpreis in Fremdwährung” aktivieren.

Nach der Eingabe des Einzelpreises als Fremdwährung wird daraus automatisch der entsprechende Betrag in der Basiswährung berechnet (in Deutschland und Österreich €) und in die Spalte Einzelpreis geschrieben. Die Auftragssumme wird wie gewohnt in der Basiswährung (€) berechnet.

Um die Fremdwährung auf den Druckformularen auszugeben, müssen Sie die normale Variable mit dem Zusatz “Fremdwaehrung” ins Drucklayout einbinden, also z.B. EPREISFREMDWAEHRUNG, GPREISFREMDWAEHRUNG, ENDBETRAGFREMDWAEHRUNG etc.

Falls die Fremdwährung mit einem anderen Dezimal- und Tausendertrennzeichen formatiert werden soll als Ihre Landeswährung (also z.B. bei USD 1,234.00 statt 1.234,00 €), können Sie die im Druckformular die Funktion LocCurr$() verwenden.

Beispiel: LocCurr$(ENDPREISFREMDWAEHRUNG, “USA”) ergibt 1,234.00

Um einen Sammellieferschein zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie diejenigen unerledigten Angebote und/oder Auftragsbestätigungen, die Sie zusammenführen möchten. Um den angewählten Auftrag zu markieren, drücken Sie einfach die Tastenkombination Alt+M; um alle aufgelisteten Aufträge zu markieren, können Sie AltGr+M verwenden.
• Wählen Sie anschließend den Menüpunkt Bearbeiten > Markierte fortführen als > Sammellieferschein.

Um einen Sammelwareneingang anzulegen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

• Markieren Sie alle unerledigten Bestellungen, die Sie zusammenführen möchten.
• Wählen Sie anschließend den Menüpunkt Bearbeiten > Markierte fortführen als > Sammelwareneingang.

Falls die markierten Aufträge bzw. Bestellungen unterschiedlichen Kunden bzw. Lieferanten zugeordnet wurden, fragt Amicron-Faktura nach, ob für jeden Kunden bzw. Lieferanten ein separater Sammelllieferschein bzw. Sammelwareneingang erstellt werden soll oder ob ein einzelner Sammelauftrag ohne Kunden- bzw. Lieferantenzuordnung angelegt werden soll.

Die Einstellung beeinflusst die Artikelmaske, die Verfügbarkeitsspalte in der Auftragsposition und auch die Prüfung bei der Mengeneingabe.

Ab Version 10 ist es möglich, die Provision individuell pro Artikelgruppe oder Kundengruppe festzulegen. Sie  müssen dazu in der Provisionsgruppenliste einen entsprechenden Eintrag ergänzen.

Die Provisionsgruppenliste wird über den gleichnamigen Schalter in der Mitarbeiterverwaltung aufgerufen.

Über die Einfg-Taste kann ein neuer Eintrag hinzugefügt werden:

Sie können entweder einen Artikel, eine Artikelgruppe oder eine Kundengruppe wählen, für die die angegebene Provision gewährt wird. Wenn Sie sowohl eine Artikelgruppe als auch eine Kundengruppe eintragen, gilt die eingetragene Provision bei diesem Vertreter immer dann, wenn ein Artikel zu der gewählten Artikelgruppe gehört und der Kunde der entsprechenden Kundengruppe zugeordnet wurde.