Das Erstellen einer Inventur lässt sich in folgende Abschnitte aufteilen:

• Zählliste erstellen
• Zählmengen eingeben bzw. mit Istbestand vergleichen
• Inventurliste drucken
• Inventur übernehmen bzw. verbuchen

Tipp: Erstellen Sie vor dem Erfassen der Inventur erst eine Datensicherung!

Um das Inventurmodul aufzurufen, öffnen Sie die Artikelverwaltung und wählen dann den Menüpunkt “Extras > Inventur”.

Beim ersten Aufruf erscheint ein Assistent, bei dem Sie zuerst den Inventur-Stichtag und das Zähldatum angeben können und anschließend nach Klick auf Weiter zur Artikelauswahl gelangen. Sie können diesen Assistenten später jederzeit über den Schalter Artikel übernehmen aufrufen.

Durch die Artikelauswahl legen Sie fest, welche Artikel automatisch in die Inventur übernommen werden sollen. Sie können die Inventur auch ohne Auswahl durchführen, müssen dann jedoch alle gezählten Artikel einzeln in die Inventurliste übernehmen.

In der Maske “Artikel übernehmen” finden Sie für die  Lagerauswahl zwei nützliche Optionen, die verhindern, dass bei der Verwendung von vielen Lagern für jedes Lager eine Inventurbuchung erzeugt wird:

Wenn Sie bei “für Lager” die Option “Zugeordnete Lager anhand der Artikelverwaltung” wählen, wird nur für das Lager eine Inventurbuchung erstellt, welches in der Artikelverwaltung im Feld Lager zugeordnet wurde.

“Gebuchte Lager anhand der Artikelbuchungen” erzeugt pro Artikel und Lager nur dann eine Inventurbuchung, wenn eine Buchung in diesem Lager existiert, also bereits eine Inventurbuchung oder Artikelbewegung in dem Lager stattgefunden hat.

Nach der Übernahme können Sie über den Drucken-Schalter eine Zählliste ausgeben. Nachdem die Artikel gezählt sind, geben Sie im Hauptfenster der Inventur in der Spalte „Bestand (Inventur)” die gezählten Inventurmengen ein. Sobald die Eingabe abgeschlossen ist, kann die Inventurmenge über „alle buchen” verbucht werden und die Inventurliste gedruckt werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe (F1-Taste).

Hinweis für die Anwender von veralteten Programmversionen:
Bitte beachten Sie, dass bei Version 8.0 und 8.5 bei Stücklistenartikeln die Unterartikel ebenfalls gebucht werden. Erst ab der Version 9.0 (Release ab September 2008) wird bei einer Inventur nur der Stücklistenhauptartikel gebucht, die Menge der Unterartikel bleibt unverändert.

Hinweis für Anwender der Standard-Version:
Das oben beschriebene Inventurmodul ist nur in der Professional-Version von Amicron-Faktura enthalten. Falls Sie die Standard-Version einsetzen, können Sie in der Artikelverwaltung über das Menü Drucken > Liste eine einfache Inventurliste mit dem aktuellen Bestand, Warenwert und Lagerwert ausgeben.

Neu hinzugekommen ist die EAN-Suche bei ICECAT, dem freien Produktkatalog.

IceCat (EAN)=http://icecat.biz/index.cgi?lookup_text=#EAN;language=de;sort=prod_id;limit=;

Um nach den Artikel nach Hersteller und Herstellerartikelnummer zu suchen, tragen Sie folgende Zeile ein:

IceCat (Hersteller) = “http://prf.icecat.biz/index.cgi?prod_id=”&FREIFELD6&”;vendor=”&FREIFELD7&”;shopname=openICEcat-url;lang=de”

wobei hier vorausgesetzt wird, das Sie den Hersteller in  FREIFELD7  und die Hersteller-Artikelnummer in  FREIFELD6 eingetragen haben.

Suche teilweise innerhalb des Feldes

Wenn Sie bei Amicron-Faktura 10 oder Amicron-Mailoffice 4 einen Suchbegriff eingeben, werden alle Datensätze gefunden, bei denen der Suchbegriff entweder am Anfang, am Ende oder innerhalb der Suchfeldes gefunden wird. Es spielt also keine Rolle mehr, wo der Suchbegriff steht, hauptsache er ist in dem Suchfeld überhaupt vorhanden.

Beispiel:

Der Suchbegriff Beier findet Beier, Beiersdorf, Schmitt & Beiersdorf und Niederbeier

Suche am Anfang oder Ende durch Ergänzung von “..”

Wenn Sie zuviele Suchergebnisse erhalten, kann es helfen, die Suche auf den Anfang oder Ende des Suchfeldes zu beschränken, d.h. der Suchbegriff muss am Anfang bzw. Ende exakt übereinstimmen. Geben Sie hierzu einfach hinter bzw. vor dem Suchbegriff zwei Punkte “..” ein.

Beispiel:

Beier.. findet Beiersdorf Klimatechnik, Beiersdorf und Beier aber nicht Schmitt & Beiersdorf KG oder Niederbeier

..Beier findet Beier und Niederbeier aber nicht Beiersdorf, Beiersdorf Klimatechnik oder Schmitt & Beiersdorf KG

Hinweis: Diese Suchoption wird bei Version 10 ab dem Release vom 18.6.09 unterstützt und dient als Ersatz für die entfernte Option für die Suchart.

Exakte Suche

Um eine exakte Suche durchzuführen, ergänzen Sie einfach nach dem Suchbegriff einen Punkt.

Beispiel:

Beier. findet nur Beier aber nicht Beiersdorf Klimatechnik oder Beiersdorf

Suchen mit Platzhalter/Joker

Bei der Suche können auch Platzhalter verwendet werden. Durch Einfügen eines Unterstrichs (“_”) werden alle Einträge gefunden, die an dieser Stelle ein beliebiges Zeichen verwenden. So findet der Suchbegriff “M_ller” sowohl Müller, Möller als auch Miller. Alternativ kann der Platzhalter “%” verwendet werden, wenn alle Einträge aufgelistet werden sollen, die beliebig viele Zeichen an der angegebenen Stelle haben. “M%ller” findet z.B. Müller, Mueller, Müllermilch, Möller, Möllers Buchladen etc.

Es wird dann der Dialog Artikelbuchung aufgerufen, in dem die zu produzierende Menge eingegeben werden kann. In diesem Fenster befindet sich eine neue Option Artikel aus den Artikeln der Stückliste produzieren, die nur angezeigt wird, wenn es sich um einen Stücklistenartikel handelt.

Sofern Sie diese Option aktivieren, wird die im Feld “+/- Änderung” eingegebene Menge aus den zugeordneten Stücklistenartikeln hergestellt, d.h. die Menge wird dann automatisch beim Hauptartikel hinzugebucht und bei den Stücklistenartikeln abgebucht, sofern in den Stammdaten “Bestand führen” aktiviert wurde. Bei mehrstufigen Stücklisten erfolgt die Buchung nur bei den direkten Stücklistenartikeln (oberste Ebene). Die unteren Ebenen, also die Unterstückliste der Stückliste, bleiben unverändert.

Vor dem Buchen wird geprüft ob der Bestand (Menge-Reserviert) ausreicht. Falls nicht, erhalten Sie eine entsprechende Warnung.

1. Stammdaten-Import
2. Importassistent für Artikelbilder
3. Import aus dem Onlineshop

Eine Antwort auf die Frage, welchen Weg Sie verwenden sollten, finden Sie in der folgenden Beschreibung:

Stammdaten-Import

Den Stammdaten-Import sollten Sie immer dann wählen, wenn Ihnen eine Importdatei vorliegt, in der die Dateinamen oder URLs der Bilder enthalten sind. Bei Datenbankdateien kann das Bild auch direkt in der Importdatei enthalten sein (Feldtyp “Blob”).

Sollten Sie z.B. von Ihrem Lieferanten eine CSV-, Excel- oder Access-Datei erhalten, in der die Artikeltexte und Preise enthalten sind, können Sie diese Stammdaten zusammen mit den Bildern in einem Vorgang importieren. Ab Version 10 können Sie mit Amicron-Faktura nicht nur das Artikel-Hauptbild importieren (Kartei “Bild”), sondern über eine Zuweisung des Zielfeldes “Bilder” bzw. “BilderURL” auch die verknüpften externen Bilder, von denen pro Artikel beliebig viele möglich sind.

Die Dokumentation finden Sie im Kapitel Datenimport > Stammdaten importieren > Bilder importieren.

Importassistent für Artikelbilder

Falls sich alle Artikelbilder in einem Dateiordner befinden, wählen Sie am Besten den integrierten Importassistenten für Artikelbilder. Die Voraussetzung ist jedoch, dass der Dateiname der Bilder bereits in den Artikelstammdaten in einem beliebigen Feld hinterlegt ist, da Amicron-Faktura sonst keine automatische Zuordnung durchführen kann.

Wenn z.B. die Artikelnummer mit dem Dateinamen übereinstimmt, wählen Sie bei der Option “Dateiname” einfach [#Artikelnr].jpg aus. Ist der Dateiname hingegen im Freifeld 8 hinterlegt worden (was z.B. bereits beim obigen Stammdatenimport erfolgen kann), verwenden Sie [#Freifeld8].jpg.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Artikel > Bilder importieren.

Import aus dem Onlineshop

Wenn die Artikelbilder bereits in Ihrem Onlineshop verfügbar sind, müssen diese nicht mehr über obige Importfunktionen eingelesen werden, da sie sich direkt über die Shopschnittstelle abgleichen lassen, siehe Kapitel Artikel > Shopschnittstelle > Artikelimport aus dem Onlineshop und Artikelexport aus dem Onlineshop.

Infos zu den von Amicron-Faktura unterstützten Shopsystemen (wie z.B. xtCommerce und osCommerce) finden Sie auf unserer Homepage.

- Grundeinheit    (z.B. 100)
- Masseinheit    (z.B. g)
- Grundgewicht    (Nettogewicht des Artikels)
- Mengeneinheit     (Einheit des Artikels, z.B. kg)

Daraus wird für den Shop ein VPE-Faktor berechnet.

Beispiel:
Bei einer Flasche mit 1,5 L Inhalt soll der Grundpreis für 1 L im Shop angegeben werden. Dann muss folgendes importiert werden:

Grundeinheit = 1
Masseinheit = L
Grundgewicht = 1,5
Mengeneinheit = L

Bei der Übertragung zum Shop wird somit ein VPE-Faktor von 1,5 übermittelt. Kostet die Flasche 6 Euro wird ein Grundpreis von 6/1,5 = 4 Euro ausgegeben.

Ab Version 10 lassen sich EK-Preise als Lieferantenpreise importieren, die dann nicht direkt den EK im Artikelstamm verändern, sondern im Fenster Artikelpreise auf der Kartei “EK-Preise bei Lieferanten” wiederzufinden sind. Die importierten Lieferantenpreise werden dann natürlich auch im Modul Bestellvorschläge berücksichtigt.

Auch kundenspezifische VK-Preise können importiert werden, die dann beim Kunden über den Schalter “Preise” abrufbar sind und bei der Auftragsanlage entsprechend berücksichtigt werden.

Die Importfunktion wird in Amicron-Faktura über den Menüpunkt Extras > Datenimport > Artikel aufgerufen.

Ab Version 10 erscheint dabei vor dem eigentlichen Import das folgende neue Auswahlfenster:

Wenn Sie die oberste Option Artikeldaten mit Standard-Preisen wählen, erfolgt der Artikelimport wie Sie ihn aus Version 9.0 gewohnt sind, d.h. es stehen als Zielfelder alle Felder aus dem Artikelstamm zur Verfügung.

Die anderen beiden Optionen Einkaufspreise eines bestimmten Lieferanten und Einkaufspreise eines bestimmten Kunden setzen voraus, dass die Artikelstammdaten bereits vorhanden sind (durch manuelle Eingabe oder Import mit der Option  ”Artikeldaten mit Standard-Preisen”), da die Stammdatenfelder bei diesen Importen nicht verfügbar sind. Stattdessen stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Die Felder AbMen, Artikelnr und Lieferantennr müssen zugeordnet werden. AbMen enthält die Menge, ab der der Preis gültig ist. Wenn dieses Feld in Ihrer Importdatei nicht enthalten ist, können Sie einfach eine 0 oder 1 eintragen, wie im obigen Beispiel. Das Feld Artikelnr enthält die Artikelnummer, die Sie in Ihrem Artikelstamm als (eigene) Artikelnummer verwenden. Alternativ können Sie auch die Felder Bestellnr oder EAN verwenden. Bei Lieferantennr müssen Sie die Nummer des Lieferanten eintragen, die Sie in der Lieferantenverwaltung von Amicron-Faktura verwenden. Falls der Lieferant noch nicht vorhanden ist, muss er noch vor dem Import angelegt werden.

Nach dem Import können Sie die kunden- und lieferantenspezifischen Artikelpreise über die globale Preiskalkulation neu berechnen.

Die Einstellung beeinflusst die Artikelmaske, die Verfügbarkeitsspalte in der Auftragsposition und auch die Prüfung bei der Mengeneingabe.

Ab Version 9.0 gibt es  in den Programmoptionen unter “Artikel > Einstellungen 1/2″ die neue Option “Eigenes Bezeichnungsfeld pro Text ermöglichen”, die aktiviert werden muss, damit pro Textfeld eine eigene Bezeichnung oder Kurzbeschreibung eingegeben werden kann.

Sobald Sie in der Artikelverwaltung z.B. den Text2 aktivieren, wird automatisch das Feld Bezeichnung2 angezeigt.