Wie können SEPA-Lastschrift-Mandate verwaltet werden?

Grundlagen

Zur Unterstützung der SEPA-Mandate wurden bei Amicron-Faktura ab Version 11 in den Kunden- und Auftragsdaten folgende Felder und Funktionen ergänzt:

SEPA-Mandatsreferenz:
Die SEPA-Mandatsreferenz kann von Ihnen beliebig vergeben werden. Einzige Voraussetzung: der Wert muss eindeutig sein. 35 Zeichen sind maximal möglich. Eine automatische Vergabe kann in den Programmoptionen einstellt werden (siehe unten).

SEPA-Unterschriftsdatum:
Tragen Sie hier das Datum ein, an dem der Kunde das SEPA-Mandat unterschrieben hat.

SEPA-Wiederkehrend  (nur im Auftrag verfügbar)
Ein SEPA-Mandat kann entweder für einen einmaligen Einzug gelten oder für wiederkehrende Aufträge, was über dieses Feld entsprechend gespeichert wird.

Die SEPA-Mandate lassen sich sowohl direkt beim Kunden hinterlegen als auch im jeweiligen Auftrag. Beim Kunden sollte das Mandat nur dann gespeichert werden, wenn es sich um ein wiederkehrendes Mandat handelt. Sobald das Mandat beim Kunden hinterlegt ist, wird es in jeden Auftrag übernommen, bei dem Sie als Zahlweise “Lastschrift” wählen.

Wenn es sich um ein einmaliges Mandat handelt, sollte die Mandatsreferenz direkt im Auftrag eingetragen werden. Sie können das Mandat bereits in der Auftragsbestätigung eingeben und dort ausdrucken, falls es dort bereits als Pre-Notification benötigt wird. Das Mandat wird dann beim Fortführen als Rechnung in die neu angelegte Rechnung übernommen.
Bei Aboaufträgen wird die im Auftrag eingetragene Mandatsreferenz in alle Aufträge übernommen, die durch Verlängerung des Aboauftrags erstellt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass im Aboauftrag “SEPA wiederkehrend” aktiviert wurde.

SEPA-Mandat im Auftrag hinterlegen

Die SEPA-Felder werden im Auftrag auf der Kartei Kopfdaten angezeigt, sobald Sie in den Programmoptionen eine SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegt haben, die Voraussetzung für das Erstellen von SEPA-Lastschriften ist.

Wiederkehrende SEPA-Mandatsreferenz aus den Kundendaten übernehmen
Falls in den Kundenstammdaten ein wiederkehrendes SEPA-Mandat hinterlegt wurde, wird dies automatisch in neue Aufträge übernommen. Hierfür muss beim Kunden die Zahlweise für SEPA-Lastschriften aktiviert sein, die Sie in den SEPA-Vorgaben eingestellt haben. Ist beim Kunden eine andere Zahlweise voreingestellt, kann das Mandat ebenfalls automatisch in den Auftrag übernommen werden, indem Sie im Auftrag die Zahlweise für SEPA-Lastschriften nachträglich wählen.

Einmalige SEPA-Mandatsreferenz
Wenn Ihnen der Kunde nur eine einmalige Einzugsermächtigung erteilt hat, müssen Sie nur das Unterschriftdatum eintragen. Die Mandatsreferenz wird automatisch vergeben, sofern Sie die Vorgaben entsprechend eingestellt haben.

Vorgaben für SEPA-Lastschriften

Die Einstellungen für SEPA-Lastschriften finden Sie in den Programmoptionen auf der Seite “Schnittstelle > Bank > DTAUS/SEPA”.

Die folgenden Felder befinden sich auf der Seite 2/2:

SEPA-Gläubiger-ID hinterlegen
Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist Voraussetzung, um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können. Falls Sie noch keine ID haben, können Sie diese über die Webseite der Bundesbank beantragen: https://extranet.bundesbank.de/scp/

SEPA-Mandatsreferenz-Vorgabe einstellen
Damit Sie die eindeutig zu vergebende Mandatsreferenz nicht bei jedem Auftrag manuell eintragen müssen, lässt sich hier eine Vorgabe einstellen. Wählen Sie „#Auftragnr“, wenn das Feld automatisch mit der Auftragsnummer gefüllt werden soll bzw. „#Kundennr“, falls Sie die Kundennummer bevorzugen. Sie können auch Buchstaben und das Auftragsdatum ergänzen (Beispiel: “MR #Auftragnr #Datum”). Um führende Leerzeichen zu entfernen, müssen Sie den Platzhalter in eckige Klammern setzen (Beispiel: “MR [#Auftragnr]”).

Zahlweise für SEPA-Lastschriften bestimmen
Tragen Sie hier die Bezeichnung der Zahlweise ein, die Sie wählen, wenn ein Auftrag per SEPA-Lastschrift bezahlt werden soll. Die Eingabe muss identisch sein mit der entsprechenden Zahlweise, die Sie in den Programmoptionen auf der Seite “Lieferart/Zahlweise” vordefiniert haben. Nur bei Aufträgen, bei denen diese Zahlweise gewählt wurde, wird automatisch die Mandatsreferenz eingetragen.
Bei Bedarf können Sie auch eine zweite oder dritte Zahlweise eingeben, indem Sie deren Bezeichnung in die weiteren Zeilen eintragen.

Hinweis:
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie das aktuelle Release von Amicron-Faktura verwenden.

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