Dieser Beitrag beschreibt die Umstellung von der bisherigen Einzugsermächtigung (DTAUS) auf SEPA-Lastschrift.
Falls Sie sich noch nicht mit den Grundlagen zu SEPA beschäftigt haben, lesen Sie bitte vorher den Beitrag „Allgemeine Infos zu SEPA„.
Vorhandene Bankverbindungen konvertieren
Spätestens ab dem 1.2.2014 benötigen Sie auch von Ihren inländischen Kunden und Lieferanten Kontonummer und Bankleitzahl im internationalen IBAN/BIC-Format. Falls Sie bereits alte Bankverbindungen in den Adressstammdaten eingetragen haben, konvertiert Amicron-Faktura diese per Knopfdruck ins IBAN/BIC Format.
Details hierzu siehe im Beitrag “Wie können vorhandene Bankverbindungen in IBAN/BIC konvertiert werden?”
Eigene IBAN und BIC eintragen
Rufen Sie den Menüpunkt “Einstellungen > Programmoptionen” auf und wählen dort die Seite “Firma” (befindet sich ganz oben in der linken Navigationsleiste)
Dort befinden sich die drei Bankverbindungen, die auf den Auftrags-, Mahn- und Bestellformularen ausgegeben werden. Falls Sie diese Bankverbindungen nutzen, ergänzen Sie bitte die Daten für IBAN und BIC.
Prüfen Sie außerdem alle Druckformulare, auf denen Sie Ihre Bankverbindungen ausgeben. Es kann sein, dass Sie Ihre Bankdaten direkt in das Formular eingetragen haben. Dann müssen Sie das Drucklayout aufrufen und die IBAN/BIC dort händisch ergänzen.
Weitere Bankdaten für Lastschriften und Überweisungen finden Sie in den Programmoptionen auf der Seite “Schnittstelle > Bank”. Ergänzen Sie auch dort IBAN und BIC.
Vereinbarung zum Einzug von SEPA-Lastschriften mit Ihrer Bank treffen
Auch wenn Sie bislang bereits Einzugsermächtigungen bei Ihrer Bank eingereicht haben und vor langer Zeit eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben, ist i.d.R. ein neuer Vertrag notwendig, um SEPA-Lastschriften einreichen zu können. Sprechen Sie hierzu Ihren Bankberater an.
Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und in Amicron-Faktura hinterlegen
Alle Firmen und Vereine müssen für den SEPA-Zahlungsverkehr bei der Bundesbank eine Gläubiger–ID beantragen. Diese eindeutig identifizierbare Nummer erhält man im Internet unter der Adresse www.glaeubiger-id.bundesbank.de.
Nur mit dieser Nummer ist es unter SEPA möglich, mittels Lastschriften Beträge vom Konto des Kunden abzubuchen.
Wenn Ihnen die Gläubiger-ID vorliegt, tragen Sie diese in Amicron-Faktura über das Menü “Einstellungen > Programmoptionen” in das entsprechende Feld auf der Seite “Schnittstelle > Bank > DTAUS/SEPA 2/2” ein.
Die Gläubiger-ID wird dann in die erstellten SEPA-Lastschriften übernommen und kann auf den Auftragsformularen ausgegeben werden.
Neue Zahlweise “SEPA-Lastschrift” definieren
Rufen Sie über das Menü “Einstellungen > Programmoptionen” die Seite “Allgemein > Lieferart/Zahlweise” auf und legen im Bereich Zahlweise über den Neu-Schalter eine neue Zahlweise „SEPA-Lastschrift“ an.
Es ist zwar auch möglich, die bislang verwendete Zahlweise “Lastschrift” oder “Einzugsermächtigung” für SEPA-Lastschriften weiterzunutzen, aber nicht wirklich empfehlenswert, da keine Unterscheidung mehr möglich ist.
Einstellungen für SEPA-Lastschriften vornehmen
Rufen Sie in Amicron-Faktura über das Menü “Einstellungen > Programmoptionen” die Seite “Schnittstelle > Bank > DTAUS/SEPA 2/2” auf und geben bei “Zahlweise für SEPA-Lastschriften” die Bezeichnung der zuvor von Ihnen neu definierten Zahlweise ein.
Vorgabewerte für SEPA-Mandatsreferenz eintragen
Auf der gleichen Seite finden Sie das Feld “SEPA Mandatsreferenz-Vorgabe”. Wählen Sie dort “#Auftragnr”, damit in die Mandatsreferenz automatisch die Auftragsnummer eingetragen wird. Durch diese Vorgabe müssen Sie das Feld nicht jedesmal von Hand füllen.
Details zur Handhabung der SEPA-Lastschrift-Mandate finden Sie im Beitrag „Wie können SEPA-Lastschrift-Mandate verwaltet werden?“
Auftragsformulare anpassen
Folgende Felder müssen auf einem Auftrag, der bei Zahlweise per SEPA-Lastschrift als Pre-Notification dient, ergänzt werden:
- Eigene IBAN+BIC
- Gläubiger ID
- Mandatsreferenz
- Fälligkeitsdatum
- IBAN+BIC des Kunden
Es kann z.B. folgende Formulierung verwendet werden:
Der Rechnungsbetrag wird wie vereinbart mittels SEPA-Lastschrift zum Fälligkeitstag TT.MM.JJJJ von Ihrer Bankverbindung mit der IBAN Kontonummer DE12345678909876543210 bei der ABC Bank (BIC: ABCDDEMMXXX) eingezogen. Bitte sorgen Sie für eine entsprechende Kontodeckung.
SEPA-Mandatsreferenz: 4711
Gläubiger-Identifikationsnummer: DE12ZZZ12345678909
Weitere Infos hierzu finden Sie im Beitrag „SEPA-Lastschrift: Auftragsformulare anpassen„.
Lastschriften erstellen
Wenn Sie alle Vorbereitungen abgeschlossen haben können Sie zu den angelegten Aufträgen mit der Zahlweise SEPA-Lastschrift die entsprechenden Lastschriften generieren. Rufen Sie dazu in der Auftragsbearbeitung den Menüpunkt “Aktionen > Lastschriften erstellen” auf und wählen als Ausgabeformat SEPA.
Siehe auch:
Ab welcher Version von Amicron-Faktura wird SEPA unterstützt?