Wie können Abo-Aufträge erstellt werden? (z.B. für Service- und Wartungsrechnungen)

Wiederkehrende Aufträge sind bei AMICRON-FAKTURA ab Version 10 für die Auftragsarten Lieferschein, Rechnung und Barrechnung möglich.

Eingabe neuer Aboaufträge

Falls ein neuer Auftrag regelmäßig wiederholt werden soll (z.B. bei jährlichen Serviceverträgen) gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie zunächst die erste Rechnung für den Kunden (Menü „Bearbeiten > Neu > Rechnung“)
  2. Tragen Sie in die Rechnung die Artikel bzw. Leistungen ein, die dieses mal und bei den zukünftigen Wiederholungsaufträgen in Rechnung gestellt werden sollen. Damit Sie den Abozeitraum bei der nächsten Wiederholung nicht von Hand eingeben bzw. korrigieren müssen, sollten Sie die weiter unten aufgeführten Platzhalter verwenden.
  3. Aktivieren Sie bei der Rechnung auf der Kartei Abo die Option „Abo aktiv“
  4. Tragen Sie anschließend ein, wann und wie oft bzw. wie lange der Auftrag wiederholt werden soll, siehe hierzu bei der Beschreibung der Kartei Abo.

Aboauftrag erstellen

5. Drucken Sie die Rechnung wie gewohnt aus.

Abo Aufträge automatisch erstellen

AMICRON-FAKTURA wird Sie bei der nächsten Fälligkeit automatisch an die Wiederholung erinnern, sobald Sie das Fenster „Aufträge“ öffnen.

Abfrage Aboauftraege

Wenn Sie die Abfrage mit Ja beantworten, werden automatisch die fälligen Rechnungen erstellt. Anschließend erscheint eine Abfrage, ob diese automatisch ausgedruckt werden sollen. Falls Sie die Aufträge vor dem Ausdruck noch kontrollieren oder ergänzen möchten, sollten Sie die Abfrage mit „nein“ beantworten.

Vorhandene Abo-Aufträge auflisten

Im Filterordner „Abo-Aufträge“ finden Sie vordefinierte Filter, mit denen Sie sich alle fälligen, nicht fällige und abgelaufene Aboaufträge auflisten lassen können.

auftrag-filter-abo

Auf der Heute-Seite erscheint im Bereich Erinnerungen ebenfalls eine Anzeige der fälligen Aboaufträge.

Ein Abo beenden

Ein Abo-Auftrag wird nur so lange fortgeführt, bis das eingetragene Enddatum erreicht wurde. Falls der Auftrag nicht mehr wiederholt werden soll, können Sie alternativ einfach den Schalter Abo beenden drücken.

Erinnerung an fällige Abo-Aufträge anpassen

Bei Mitarbeitern, die keine Abo-Aufträge ausführen sollen, kann in der Benutzerverwaltung das entsprechende Recht „Aufträge: Abo-Aufträge ausführen“ gesperrt werden.

Vorhandene Alt-Aufträge als Aboauftrag fortführen

Falls Sie bereits alte Aufträge gespeichert haben, die zukünftig als Abo-Aufträge fortgeführt werden sollen, sollten Sie diese zunächst kopieren und die Abo-Einstellungen in der erstellten Kopie vornehmen. Falls es sich um sehr viele Aufträge handelt, ist es am einfachsten, wenn Sie diese zunächst markieren und dann das Menü Bearbeiten > Markierte kopieren aufrufen.

Damit die Aboaufträge bei der nächsten Fälligkeit automatisch erstellt werden können und auch die korrekten Datumsangaben enthalten sind, sollten Sie die passenden Platzhalter für den Abozeitraum einfügen.

Wiederholung bei ausgelassenen Terminen

Sollte ein Abo-Auftrag zwischenzeitlich mehr als einmal fällig sein, wird er ggfs. für alle fälligen bzw. ausgelassenen Termine ausgeführt.

Beispiel:

Am 20.1. wird ein Abo-Auftrag mit Fälligkeit 1.2. und monatlicher Wiederholung eingerichtet. Das nächste mal wird die Auftragsverwaltung von dem zuständigen Mitarbeiter aufgrund von Krankheit erst am 5.3. aufgerufen. Es werden dann die Abo-Aufträge vom 1.2 und 1.3. erstellt.

Platzhalter für den Abo-Zeitraum einfügen

Falls Sie den Zeitraum, auf den sich das Abo bzw. die Wiederholung des Auftrags bezieht, im Auftrag aufführen möchten, können Sie folgende Platzhalter verwenden:

AboZeitraum
Von-Bis, z.B. „1.1.2009-31.12.2009“

AboAnfangDatum
Datum, z.B. „1.1.2009“

AboAnfangMonat
Monatsname, z.B. „Januar“

AboAnfangMonatZahl
Monatszahl, z.B: „1“

AboAnfangJahr
Jahreszahl, z.B. „2009“

AboEndeDatum
Datum, z.B. 30.11.2009

AboEndeMonat
Monatsname, z.B. „April“

AboEndeMonatZahl
Monatszahl, z.B. „4“

AboEndeJahr
Jahreszahl, z.B. „2009“

AboZeitraumJahresende
Enthält das Datum des letzten Tages im Abojahr und ist unabhängig vom Aboende, Beispiel: 31.12.xxxx

Beispiele:

– Monatsgebühr für den Zeitraum vom #AboAnfangDatum bis #AboEndeDatum

– Gebühr für das Jahr #AboAnfangJahr

10 Gedanken zu „Wie können Abo-Aufträge erstellt werden? (z.B. für Service- und Wartungsrechnungen)

  1. Dressler

    Das initialisieren eines Abos sollte auch durch import über xml zb aus einem Shop ermöglicht werden können, das wäre toll.

  2. Andreas Kleine Artikelautor

    Da die Abo-Einstellungen direkt in der Auftragstabelle enthalten sind, sollte das kein Problem sein. Eine spezielle Dokumentation dafür ist aber noch nicht fertig.

  3. md

    Wir führen unsere Serviceverträge / Wartungsverträge zu jedem Kunden als eigenen Stücklisten-Artikel. Es kann durchaus vorkommen, dass dieser Artikel (Umfang, Preis) zwischen zwei Abo-Rechnungen verändert wird. Gibt es die Möglichkeit, die Artikelpreise / Stücklisten-Artikelpreise bei der nächsten Abo-Rechnung zu aktualisieren?

  4. Andreas Kleine Artikelautor

    Ein automatisches Aktualisieren wird nicht unterstützt. Die Artikelpreise werden neu eingelesen, wenn Sie die Artikelnummer mit F2 editieren und dann mit Return bestätigen.

  5. Karin H.

    Hallo, ich interessiere mich für die Software.
    Ist es möglich bei der Abo Funktion
    stets verschiedene Artikel anzugeben, damit ich später sehen kann
    in welcher Woche was für Artikel im Abo waren?
    Der Abo Preis ist immer der gleiche, nur die Artikel ändern sich.

    Danke und viele Grüße
    Karin

  6. Andreas Kleine Artikelautor

    Ja, das ist möglich. Nachdem der fällige Aboauftrag erstellt wurde, kann er noch abgeändert werden. Sie könnten dann weitere Artikel ergänzen. Diese werden dann jedoch auch in die Auftragssumme einbezogen. Falls Sie das nicht möchten, da der Preis bereits über die Aboposition enthalten ist, könnten Sie den Preis auf 0 setzen, wodurch bei diesem Artikel in der Umsatzstatistik nur die Menge nicht aber der Umsatz summiert wird. Die zweite Möglichkeit wäre die Verwendung von Alternativ- oder Textpositionen. In beiden Fällen ist keine Bestandsführung möglich.

  7. Gertrud F.

    Kann ich Abo Aufträge auch nach dem Tag der nächsten fälligen Ausführung listen lassen?

  8. Andreas Kleine Artikelautor

    Verwenden Sie dafür die Filterfunktion und filtern das Feld „AbofaelligAm“

  9. Gertrud F.

    Ich habe am 10.9.2010 Aboaufträge erstellt, die am 5. Tag jeden 3. Monats augeführt werden sollen. Die Ausführung habe ich heute erwartet, sie ist jedoch nicht erfolgt. Werden die Aufträge erst am 5.1. ausgeführt?

  10. Andreas Kleine Artikelautor

    Bitte rufen Sie den Aboauftrag auf und prüfen, was auf der Kartei „Abo aktiv“ bei „nächste Fälligkeit“ eingetragen ist. An dem angegebenen Datum sollte der Auftrag dann ausgeführt werden.

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